Les types de gouvernance de l’information selon T. H. Davenport

Dans son livre paru en 1997, Information Ecology : Mastering the information and knowledge environment, Thomas (Tom) H. Davenport définit 6 types de gouvernance de l’information, aussi appelée “politique informationnelle” (information politics), que l’on retrouve dans les organisations. Quatre de ces modèles se dressent au niveau du contrôle sur l’information : la monarchie, le fédéralisme, le féodalisme et l’anarchie. Il présente aussi deux autres modèles : celui basé sur les marchés et celui de l’utopie technocratique.

La monarchie informationnelle - Dans ce modèle, une seule personne contrôle l’information dans l’organisation. Elle détermine l’information qui est importante, établit le sens à donner aux informations-clés (par exemple, la définition des concepts), et tente même de contrôler l’interprétation des informations. Selon Davenport, ce type de modèle survient souvent suite à une frustration du manque d’efficacité du modèle de gouvernance antérieur. Pour que ce modèle fonctionne, cette personne devrait idéalement être un “dirigeant principal de l’information” (Chief Information Officer ou CIO). Selon lui, le modèle peut, jusqu’à un certain point, très bien convenir aux petites organisations ou de petites unités de plus grandes organisations. Gageons qu’elle comporte aussi bien des limites, et que ce modèle peut se fragiliser – voire s’anéantir – en l’absence de la personne en question.

Le fédéralisme informationnel – Ce modèle se rapproche d’une “démocratie représentative”, où il y a un gouvernement central avec un rôle minimal, et où les pouvoirs locaux jouissent d’une grande autonomie. Dans une organisation de ce type, les unités (ou les fonctions) indépendantes sont appelées à négocier rationnellement avec le pouvoir central. Dans ce modèle, on reconnaît à la fois les valeurs d’universalité de l’information (l’information a le même sens pour toute l’organisation) et celle de sa particularité (l’information peut avoir plusieurs sens, selon les unités). Ce type se situe entre la monarchie et le féodalisme, tel que décrit ci-dessous.

Le féodalisme informationnel – Dans ce modèle, les unités (ou les fonctions) d’une même organisation exercent un pouvoir absolu sur leur environnement informationnel. En conséquence, il n’y a aucune cohérence informationnelle entre les unités. Davenport indique que ce modèle peut être problématique dans bien des cas, mais pas dans tous. Selon lui, on pourrait voir ce modèle comme une version extrême du fédéralisme, et qu’il soit souhaitable dans les cas où les unités ont des créneaux très différentes, avec des clientèles, des produits et des mesures de performance différents. Qui a dit que de travailler en silo était nécessairement une mauvaise chose?

L’anarchie informationnelle – Peut-on parler de “modèle” dans ce cas-ci? En effet, cette situation réfère à une absence totale de gouvernance et à une liberté absolue des individus à “gérer” leur propre information comme ils le veulent. Davenport dit que ce “modèle” survient souvent lorsqu’un modèle plus “centralisé” s’écroule, ou dans le cas où aucun membre de la direction ne reconnaît le rôle crucial de la gestion de l’information dans le fonctionnement de l’organisation. Pour le meilleur ou pour le pire, le fait que les usagers soient de plus en plus autonomes avec les nouvelles technologies de l’information contribue à décentraliser, voire désarmer le pouvoir.

Les modèles basés sur les marchés – Dans un modèle basé sur les marchés, c’est la demande qui dicte le fonctionnement la gouvernance, dans la mesure où les marchés sont prêts à payer pour cette information. Cependant, pour que le modèle fonctionne, il faut être en mesure de déterminer clairement d’où vient la demande. Ce modèle très efficace peut aussi conduire à une confusion sur la propriété de l’information. Peu d’organisations utilisent ce modèle à 100%, mais plusieurs vont plutôt utiliser une partie de ce modèle dans leurs activités d’affaires.

Les utopies technocratiques – De nos jours, plusieurs organisations s’inscrivent dans ce modèle, qui fait référence à l’utopie que les technologies résolvent tous les problèmes de gouvernance de l’information. Pour elles, l’amélioration de l’accès, l’organisation, le transfert et le traitement de l’information passe simplement par l’implantation de logiciels à ces fins. Ils croient dur comme fer que ce sont avant tout les technologies – et leurs modèles – qui permettront de faire face les enjeux liés à la gestion de l’information. Pour Davenport, ils s’agit du pire modèle, voire de la pire insulte à la fonction du management, car la gouvernance comprend nécessairement des enjeux beaucoup plus complexes, tels que les intérêts économiques, les dissensions, la rareté des ressources, et même le spectre de coupures de postes. Voilà ce qui fait réellement partie de la gouvernance, et voilà pourquoi on parle d’utopie dans ce cas-ci.

Quel type de gouvernance prédomine dans l’organisation où vous travaillez?

Il n’y a pas “trop” d’information : il y a trop de mauvais filtres

Le mal de l’information

On dit souvent qu’on est “bombardé” d’information, de toutes sortes. On en retrouve dans les courriels, dans les sites Web, dans les médias sociaux, comme dans les médias traditionnels : télévision, radio, journaux. Les journaux gratuits se sont d’ailleurs multipliés. Y a t-il vraiment “trop” d’information?

On parle parfois “d’infobésité” et, en lisant ce billet sur le blogue de Mac Slocum, “Don’t blame the information for your bad habits“, j’ai compris tout de suite le sens de cette expression. Ce n’est pas l’information qui est obèse : c’est nous qui consommons mal. Il y a effectivement toute sorte d’informations disponibles, des bonnes… comme des moins bonnes.

Société de l’information… ou société de consommation?

Quelqu’un qui a un surplus de poids — obèse, pour l’exemple — peut-il se plaindre qu’il y a “trop” de nourriture? Comme le suggère Clay Johnson, l’interviewé, notre problème d’infobésité est essentiellement un problème de surconsommation d’information. En tant que consommateurs d’information, nous prenons de mauvaises habitudes, et c’est ce qui nous amène à croire qu’il y a “trop d’information” à traiter.

C’est aussi ce que croit Caroline Sauvajol-Rialland, auteur du livre “Mieux s’informer pour mieux communiquer“. Selon elle, il est essentiel de savoir décrypter et sélectionner l’information, un peu de la même façon qu’on doit connaître et choisir les aliments que l’on met dans notre assiette.

Dans son livre, elle donne justement une façon de s’entraîner à mieux consommer. Il s’adresse principalement à l’employé qui utilise l’information pour prendre des décisions éclairées.

De plus, selon l’ancienne journaliste, il est essentiel de bien choisir ses sources pour réussir à mieux transmettre, à mieux communiquer cette information. Ce qui est vrai pour le journalisme et les sciences est tout aussi vrai pour le milieu des affaires.

De l’information, à la communication… à la conservation

Ce que j’apprécie de ce livre, c’est aussi son approche qui inclut à la fois l’importance de bien choisir ses sources et bien comprendre son environnement informationnel (notamment lorsque l’on fait de la veille stratégique), mais aussi ce qui advient des documents que l’on produit.

Elle n’en parle pas, mais pour moi, il y a une dimension archivistique à la conception d’un document, car lorsque la communication est claire, le document est plus facile à comprendre et à analyser, et ce, peu importe le moment où l’on consultera ce document.

En effet, si j’écris une note où j’oublie d’indiquer la date, ou si j’omets des éléments qui sont “sous-entendus”, il est fort probable que seules les personnes concernées par cette communication à un moment précis pourront la comprendre.

Si ce document se retrouve dans les mains d’une autre personne, celle-ci ne comprendra pas bien ce dont il s’agit puisqu’elle ne connaît pas les éléments qui manquent. Si je suis absent et non disponible, elle ne pourra pas traiter le document.

Imaginez si ce document est “oublié” dans un tiroir et qu’on le retrouve plusieurs années plus tard. Comment fera-t-on pour établir la valeur de ce document? Devra-t-il être conservé ou jeté? Comment pourra-t-on le savoir?

Une “société des loisirs”… noyée dans sa propre information?

Une chose dont je me suis rendu compte récemment : nous sommes devenus très vulnérables à notre propre infobésité.

En effet, nous produisons beaucoup d’information nous-mêmes, et nous avons souvent très peu de moyens pour gérer cette information efficacement. Par information, j’inclus les photos que nous accumulons. Qui prend le temps de faire le ménage là-dedans?

Nous en produisons plus, donc nous avons tendance à en conserver davantage. Posons-nous la question : avons-nous vraiment besoin de toute ces informations?

Personnellement, j’ai beaucoup de difficulté à me défaire de mes archives : mes documents de projets d’affaires ou d’école, mes essais, mes documents de voyages, même les plus désuets. L’espace sur mon disque est suffisamment grand, alors pourquoi jeter?

Sommes-nous trop “dépendants” de notre propre information?

Changement de peau…

Voici mon nouveau “blogue”. Il a un nouveau look, un nouveau titre, une nouvelle adresse.

Comme dans l’ancien, que je conserverai en ligne un certain temps, vous retrouverez dans ce nouveau carnet des idées, des commentaires sur l’actualité, des critiques, des essais… et peut-être même des erreurs!

Ainsi, il sera question de :

• sciences
• technologies
• design
• politique (un peu, au sens large)
• société
• histoire (peut-être)
• etc. (assurément!)

Merci de me suivre!  Je suis aussi sur Twitter : @trouve_qui_peut

Félix