Publié dans courriel, travail

Comment être efficace dans la gestion de ses courriels (1)

Combien de temps passez-vous à lire, traiter, répondre et supprimer l’avalanche d’e-mails que vous recevez chaque jour?  Que faites-vous pour éviter que votre boîte de courriel ne déborde sans cesse?

Eh bien, il existe une solution fantastique pour régler tout ça, et ça s’appelle :

« Super-Simple-Email-Destroyer-In-A-Box »!  :-)

Non, je blague.  Il n’est probablement pas nécessaire pour vous de vous munir d’un nouveau logiciel pour trier et faire disparaître cette accumulation de messages.  La solution passe peut-être par de nouvelles habitudes.

Voici quelques trucs simples pour gérer efficacement tout ce qui vous est envoyé par courrier électronique.

Truc #1. Utilisez plusieurs comptes.

D’abord et avant tout, réservez le compte que vous utilisez au travail pour le travail seulement.

Quand je dis « pour le travail », je veux dire que ce compte ne devrait être utilisé que pour les personnes avec lesquelles vous transigez en affaires : vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires ou vos collègues. Ceci exclut les « entités » qui vous envoient des courriels « de masse ».

Ainsi, toutes les annonces que vous recevez via des listes de distribution, notamment des newsletters (celles de vos associations professionnelles, par exemple), des groupes de discussion auxquels vous participez dans les médias sociaux (vos nouvelles de LinkedIn, par exemple), ainsi que vos alertes Google, etc. ne devrait pas s’y retrouver.

Si vous êtes employé, ayez en tête que tout ce qui se retrouve dans votre compte de courriel appartient à votre employeur.  Les courriels liés à des échanges avec vos contacts sont ceux dont vous avez besoin pour suivre la trace de vos actions.  En général, vous ne devriez pas effacer ces courriels.

Pour tous vos abonnements et même vos inscriptions à quelconque activité via un site Web, utilisez plutôt une adresse alternative.  (Au besoin, créez-vous une adresse sur un service de courriel Web gratuit.)  Cette procédure permet d’éviter que votre adresse de courriel de travail se retrouve dans des bases de données qui sont souvent utilisées pour vous bombarder de courriels.

Si vous devez vous inscrire « en ligne » à un congrès ou une activité de formation payée par votre employeur, demandez à votre patron s’il a besoin d’une preuve de la transaction sous forme papier ou électronique.  Dans le dernier cas, peut-être pourriez-vous simplement transférer la preuve à votre compte courriel du travail, voire directement au compte de la comptabilité à partir de votre adresse alternative (idéal).

Ensuite, ne donnez pas votre adresse de courriel du travail à vos proches.  Pour vos amis et votre famille, utilisez une autre adresse à laquelle vous avez accès ailleurs qu’au bureau. Ceci a pour but de ne pas vous laisser distraire lorsque vous êtes en train de faire une tâche importante, et surtout ne pas passer trop de temps à cette distraction.  Vous pourrez lire et répondre à ces courriels une fois revenu à la maison.

Donc pour résumé, ayez au moins trois comptes de courriel :

  1. une pour votre emploi / vos affaires (habituellement votre adresse « officielle », celle qui appartient à l’entreprise);
  2. une pour vos proches (amis, familles), et tout ce qui fait partie de la gestion du ménage (factures à payer, etc.);
  3. une pour tout le reste, c’est-à-dire tout ce qui peut se « perdre » sans risque.

Dans un prochain billet : quand vérifier, lire et répondre à vos courriels.

Auteur :

Expert en organisation et en gestion de l'information.

4 commentaires sur « Comment être efficace dans la gestion de ses courriels (1) »

  1. Votre façon de plannifier la lecture et la gestion des mails est très intéréssante. Je procède un peu de la même manière, même si parfois je me laisse vite distraire par mail qui viens d’arriver…

    1. Merci Philibert pour votre commentaire.

      Il est effectivement difficile de suivre un plan à la lettre, et je ne crois pas que ce soit souhaitable. Cependant, on peut se servir d’un plan rigoureux pour encadrer nos pratiques, voire développer de meilleurs réflexes. Sans une bonne planification, on ne se rend pas compte du temps que l’on passe à traiter cette masse d’information dans une journée, puisque ce temps est souvent utilisé discrètement entre deux activités, voire au beau milieu d’une activité importante, alors que celle-ci mérite toute notre attention. L’objectif du modèle est justement d’éviter les distractions, du moins le plus possible, en plus de sauver du temps de traitement. C’est une question de discipline, mais surtout de prise de conscience.

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