Publié dans courriel, travail

Comment être efficace dans la gestion de ses courriels (2)

Si vous avez lu mon billet précédent, vous êtes déjà un peu plus avancé en ayant choisi de vous munir de plusieurs comptes de courriel, et en leur ayant attribué une fonction précise, voire exclusive. Prêt pour la suite?

Truc #2. Choisissez le « bon » moment pour consulter vos courriels.

Vous passez votre temps à surveiller votre courriel à savoir si vous avez reçu quelque chose de neuf? Et si cette activité était secondaire?

À moins que votre travail soit précisément de répondre à des courriels toute la journée, croyez-vous qu’il soit toujours nécessaire de consulter tous vos courriels au fur et à mesure qu’ils entrent?

Or, lorsque vous entendez le signal qu’un message est entré, vous vous laissez déconcentrer et distraire. Vous êtes ainsi retardé dans votre travail. Pourquoi ne pas attendre le bon moment pour vous en occuper?

Voici une suggestion d’horaire de consultation de courriels qui vous permettra d’éviter d’avoir les yeux constamment rivés entre deux écrans, que ce soit sur votre ordinateur ou votre téléphone intelligent.

Avant toute chose, coupez le son! Retirez de votre bidule électronique tout signal pendant que vous travaillez. Est-ce possible? Et pourquoi pas?

D’ailleurs, même si ici je parle de courriels, cette bonne habitude pourrait aussi s’appliquer aux messages texte (texto, SMS), à la messagerie instantanée, ainsi qu’aux appels téléphoniques et à la messagerie vocale.

Dans ce dernier cas, pourquoi ne pas essayer ceci : ne répondez au téléphone que lorsque vous être réellement disponible. Vous n’êtes jamais tenu de répondre immédiatement. Jamais! Alors, laissez la boîte vocale faire son travail.

Étape I. : Survol rapide du courriel « poubelle ».

Le matin, passez rapidement à travers tous vos courriels de « veille » (toutes les listes auxquelles vous êtes abonnés, vos alertes Google, les messages de groupes LinkedIn, etc.), et effacez-les immédiatement après consultation — à moins que vous souhaitiez absolument en faire quelque chose avec plus tard (lire en détails un article intéressant, par exemple). Dans ce cas, placez un indicateur de suivi, et ne regardez plus ces courriels avant la fin de la journée.

Imposez-vous une limite de temps accordée à passer à travers ces courriels en particulier. Pas le temps de tout lire? Effacez tout, quand même, et sans gène! Il ne faut pas que cette crasse s’accumule inutilement. Rappelez-vous que vous pouvez vivre sans.

Étape II. : Survol rapide des courriels d’affaires.

Par la suite, vérifiez vos courriels d’affaires. Répondez à tout courriel qui peut être traité rapidement, ou qui nécessite une réponse rapide, si ce n’est de dire : « J’ai reçu ton courriel. Je te reviens le plus tôt possible. ».

Placez un indicateur pour suivi pour les courriels qui n’ont pas été traités. À moins que vous attendiez un courriel important, mettez de côté votre téléphone ou du moins désactivez l’option « m’avertir avec un bruit strident et une lumière agressante pour m’assurer que je sache à tout prix qu’il y a un nouveau courriel de rentré » pour le moment, et passez à d’autres occupations.

Comment se fait-il que l’on accepte de se laisser distraire par un téléphone alors que l’on ne tolère pas la sonnerie du réveil-matin?

Étape III. : Réponse attentive et soignée aux courriels d’affaires.

En milieu de journée, après le dîner disons, retournez voir vos courriels d’affaires. Traitez tous les courriels en suspend. C’est le temps de soigner ses réponses.

Si c’est un retour de courriel envoyé le matin, vous pouvez dire : « Je réfléchis à ça et je t’écris demain. » par exemple. À moins que ce soit pour un projet prioritaire, il n’est pas nécessaire de répondre tout de suite.

Étape IV : Retour à la « poubelle »… et à la maison.

En fin de journée, retournez voir votre boîte de courriel « poubelle ». Si vous êtes abonnés à plusieurs outils de veille, il y en a sans doute quelques autres. Puisque vous êtes en fin de journée, vous serez sans doute incité à les purger plus facilement.

Après avoir passé rapidement à travers (comme au matin), c’est le moment de traiter les courriels avec un indicateur. Vous voudrez peut-être lire en détails ce que vous avez lu rapidement. Votre journée de travail est (en principe!) terminée, donc vous serez mieux disposé à vous y attarder.

Et, oui, c’est aussi le moment de lire et répondre aux courriels de votre famille ou vos amis!

Truc #3. Faites un « grand ménage » une fois de temps en temps.

Une fois par mois (ça peut-être plus, mais n’attendez pas 6 mois!), quand ce sera tranquille au travail, faites le ménage dans vos abonnements à différentes listes.

Posez-vous les bonnes questions. Lesquels vous apportent une réelle valeur ajoutée? Combien de contenu intéressant avez-vous vu passé depuis tout ce temps?

De plus, si vous recevez du « pourriel » (communément appelé SPAM) parce qu’on vous a ajouté à votre insu ou suite à une inscription à un site ou un concours, vous avez deux choix : soit bloquer l’adresse (à l’aide d’une technologie quelconque), soit demander à l’expéditeur que votre adresse soit retirée de la liste. Dans ce cas, assurez-vous que l’expéditeur est bel et bien ce qu’il prétend. Attention à hameçonnage!

Ne croyez-vous pas que ce genre de routine, toute simple, puisse vous aider à être plus productif au travail? J’aimerais vraiment savoir ce que vous en pensez. Exprimez-vous! Laissez un commentaire ici-même, dans la case appropriée ci-dessous.

Félix Arseneau

Auteur :

Expert en organisation et en gestion de l'information.

5 commentaires sur « Comment être efficace dans la gestion de ses courriels (2) »

  1. Ce sont de bons conseils. Lorsque je m’abonne à des infolettres ou toutes sortes de bulletins, je m’efforce d’inscrire mon adresse alternative. Également, pour les « pop-up » de l’agenda électronique, j’utilise une 3e adresse alternative que j’ai l’intention de transférer dans mes filtres – Solution que j’ai récemment découverte. Concernant, les alertes Linkedin et Facebook, j’utilise les filtres qui sont dans mon adresse principale. Alors, une fois tous les matins, j’applique les filtres et ils se classent dans chacun leur répertoire que j’ai créé pour eux. Bien entendu, il faut aller lire régulièrement dans ces répertoires mais à la fréquence que l’on veut. On n’a pas à passer par-dessus eux sans les traiter à chaque fois qu’on va dans son adresse courriel principale – en se disant qu’on va les lire plus tard. On ne les voit plus, donc pas d’interférence, de distraction ni de TENTATIONS. Je fais aussi le ménage une fois par mois dans mes courriels et mes différents répertoires. Un truc, il faut noter « le ménage » à l’agenda sinon on oublie et on se ramasse avec une abondance de courriels.

    1. Merci Carole!

      Je suis curieux d’en savoir plus sur le filtre que vous utilisez.

      Avez-vous lu l’article de mon collègue Charles Cormier à propos des logiciels qui facilitent la gestion des courriels? http://wp.me/p2oVaR-dq (« Petit guide pour traiter la surabondance des courriels »)

      Si la solution que vous utilisez ne fait pas partie de celles qui sont proposées, je vous invite à nous faire part de votre trouvaille en commentant son article, et pourquoi pas nous donner votre avis. Ce serait très apprécié!

      Bonne journée,

      Félix

      1. Bonjour Félix, concernant les filtres, c’est une application déjà intégrée dans votre logiciel de courriel. Souvent, on n’utilise pas toutes les options qui nous sont offertes dans nos logiciels déjà utilisés. Je connaissais l’existence des filtres mais c’est seulement il y a deux semaines que la curiosité m’a fait cliquer sur l’icône Filtres dans mon courriel. Je crois que Charles connaît les filtres car il m’a répondu dans ce sens. J’ai dû « taponner » un peu pour comprendre comment ça marchait mais je peux vous dire que ça fonctionne très bien mais le mien n’est pas automatique. Je dois quand même cliquer sur « Appliquer les filtres ». Je le fais une fois par jour le matin. Si vous désirez plus d’informations sur comment programmer les filtres, vous pouvez communiquer avec moi en message privé en me laissant votre numéro de téléphone et je vous contacterai.

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