Publié dans communication, travail, utilisation de la boite vocale

Messagerie vocale : savez-vous laisser un message… efficace?

Bonjour, vous avez joint [la boîte vocale de] Monsieur X. [Je ne suis pas disponible pour le moment, alors s.v.p.] Laissez[-moi] un message [détaillé] et je vous rappellerai [dès que possible. Merci et bonne journée.]

Vous entendez ces mots régulièrement, n’est-ce pas? Vous laissez souvent des messages dans les boîtes vocales?

Avez-vous déjà observé la façon dont vous le faites? Elle pourrait faire toute une différence dans l’efficacité de la transmission de votre message à l’autre bout du fil!

Voici 3 questions qui vous aideront à comprendre comment communiquer votre message efficacement.

  1. Votre message comprend t-il toutes les informations nécessaires, sans donner trop de détails… ou encore est-il trop court ou trop long?
  2. Votre voix est-elle claire et assez forte… ou arrive-t-on à peine à vous entendre?
  3. Parlez-vous avec un débit adéquat… ou encore est-ce que vous parlez trop vite ou trop lentement (hésitations, silences, etc.)?

Votre message est-il trop long ou trop court?

Laissez-moi un message détaillé… / Laissez-moi un court message…

Certaines personnes ne savent trop quoi faire avec cette consigne. Un message détaillé n’implique pas nécessairement que l’on souhaite que vous racontiez toute votre histoire! D’un autre côté, si vous en dites trop peu, il est fort possible que la personne néglige, voire ignore votre message, même si pour vous, il était très important!

Pour que ce message (qu’on le qualifie de détaillé ou non) soit efficace, assurez-vous qu’il comprenne au minimum les éléments suivants :

  • Votre nom (complet) et vos coordonnées (surtout si on ne vous connaît pas!). De plus, si vous appelez dans le cadre de votre travail, mentionnez aussi le nom de l’entreprise et votre fonction dans celle-ci :
    • Bonjour Monsieur X, je suis Félix Arseneau, président d’Influide, gestion stratégique de l’information, à Montréal, au 514-692-4004.

    • N.B. : Bien qu’on laissera aussi son numéro à la fin du message, il est très utile de mentionner le numéro dès le départ pour que celui-ci soit facile à réécouter par la suite, lorsqu’on a perdu ou mal noté le numéro. Ceci évite à la personne de devoir réécouter le message au complet, et ainsi trouver l’essentiel de l’information dont elle a besoin pour vous rappeler rapidement.
  • Le sujet du message : ceci doit pouvoir se résumer en une phrase ou deux maximum.
    • Monsieur X, je souhaitais simplement faire un suivi sur la rencontre que vous avons eue le 4 février dernier. En particulier, j’aimerais savoir si vous avez réussi à rejoindre Madame Y, concernant le projet Z.

    • De cette façon, Monsieur X aura le temps de se préparer à discuter de la question lorsqu’il vous rappellera. Il pourra aussi choisir quel est le meilleur moment pour vous rappeler par rapport à ce sujet. Vous lui évitez de lui faire perdre son temps de cette façon.
  • L’action attendue, le numéro et le moment où vous serez disponible :
    • Pourriez-vous, s.v.p., me rappeler au 514-692-4004? Vous pourrez me joindre à ce numéro jusqu’à 17 heures aujourd’hui, ou encore demain, de 9 heures à midi. Sinon, laissez-moi un message en m’indiquant quel est le meilleur moment pour vous joindre. Vous pouvez aussi m’envoyer un courriel à …

Arrive-t-on à vous entendre et à vous comprendre?

De quoi a l’air votre voix au téléphone?

À force de s’entendre parler, on oublie que ce n’est pas parce que nous nous comprenons que les autres nous comprennent. C’est encore plus vrai au téléphone, où la qualité du son de notre voix n’a rien à voir notre voix normale.

Pour savoir si votre voix est assez forte et claire au téléphone, tentez de vous laisser vous-même un message (c.-à-d. dans votre propre boîte vocale) ou demandez à votre destinataire de vous faire écouter votre message dans la sienne, si possible. Peut-être aurez-vous des surprises! Demandez aussi aux destinataires s’ils ont bien reçu le message et si celui-ci était bien clair. Pour vous assurer qu’ils vous le disent franchement, dites-leur que vous testez le bon fonctionnement de votre téléphone. De toute façon, il se peut qu’il s’agisse effectivement de votre appareil qui soit défectueux!

Le débit de votre voix est-il adéquat?

Avez-vous déjà reçu un message où la personne dit son numéro de téléphone tellement vite que, non seulement vous n’avez pas eu le temps de le noter, mais que vous ayez peine à comprendre de quels chiffres il s’agit, et ce, malgré plusieurs écoutes?

Vous connaissez sans doute le dicton : Faites aux autres ce que vous attendez d’eux! Ainsi, apprenez à prendre le temps de bien prononcer les mots que vous employez, en particulier votre nom et votre numéro de téléphone.

Il est opportun de prendre le temps nécessaire pour épeler votre nom s’il n’est pas commun, et faire une pause entre les séries de chiffres de votre numéro de téléphone.

N.B. : Il est très important que votre nom soit clair, sinon votre interlocuteur sera embêté de l’employer correctement lorsqu’il vous rappellera.

Ainsi, donnez le temps à votre destinataire d’écrire votre nom et votre numéro de téléphone, ou du moins, de bien se le « visualiser ». Quoi de mieux pour retenir quelque chose que de bien l’entendre!

  • À la toute fin de votre message, répétez, lentement, vos nom et coordonnées (imaginez la personne qui écrit le numéro en le disant) :
    • Félix ARSENEAU [A-R, S-E, N-E, A-U[pause] au  5-1-4 [pause] 6-9-2 [pause] 4-0-0-4, et mon courriel est le … Merci! 

Euh… Mmm… Alors… Donc… (…)

Les silences, les tics de langage et les hésitations alourdissent le message vocal inutilement. Lorsque vous appelez quelqu’un, vous devriez déjà avoir une idée claire par rapport à ce que vous souhaitez dire. Si votre mémoire a l’habitude de flancher, notez quelques éléments-clés sur un bout de papier avant de téléphoner.

Vous pouvez aussi écrire ce que vous dites « en direct », de sorte que vous puissiez visualiser les éléments qui manquent dans votre message.

Pourquoi c’est important

Laisser un message efficace ne n’est pas une simple question d’efficacité pour soi-même et son interlocuteur, mais aussi une question d’éthique. La capacité des boites vocales (donc, le volume de messages que peuvent contenir) est variable. Si vos messages sont trop longs ou trop nombreux, vous risquez d’encombrer la boîte de votre destinataire. Par conséquent, certaines personnes seront incapables de laisser leur propre message!

En résumé, améliorer l’efficacité de vos messages, c’est important pour :

  • sauver du temps à votre destinataire, et assurer un suivi rapide;
  • témoigner de votre souci et votre respect pour les autres utilisateurs des boîtes vocales;
  • en général, faire bonne impression, projeter une image professionnelle de soi-même et de l’entreprise que l’on représente.

Finalement, un mot sur les messages d’accueil…

On l’a vu en introduction, les messages d’accueils sont parfois très redondants et, surtout, verbeux.

Pourquoi ne pas le personnaliser, et éviter des mots inutiles, comme :

  • Vous avez joint la boite vocale de – Y a t-il quelqu’un qui ne sait-il pas déjà qu’il se trouve dans une boîte vocale?
  • Je ne suis pas disponible en ce moment – On l’avait deviné! De toute manière, même si la personne est disponible et ne veut tout simplement pas répondre, ça ne nous concerne pas et ça n’a aucune importance!
  • je vous rappellerai dès que possibleD’accord pour rassurer la personne qu’on la rappellera, mais est-ce utile de dire « dès que possible »? Il me semble que c’est sous-entendu, non?
  • Laissez un message après le bip sononre… – Premièrement, un « bip » est nécessairement sonore. Deuxièmement, de nos jours, il y a sans doute très peu de gens qui ne savent pas encore comment utiliser une boîte vocale. Est-il encore nécessaire de mentionner comment ça fonctionne?

Ceci étant dit, même s’il est bref, mon propre message d’accueil a besoin d’être retravaillé pour qu’il soit à la fois bref et original.  Laissez-moi un message et dites-moi ce que vous en pensez. Vous connaissez mon numéro : 514-692-4004. Sinon, laissez-moi un message détaillé… ci-dessous.😉

Et vous, quel est votre message d’accueil?

Félix Arseneau

Auteur :

Expert en organisation et en gestion de l'information.

10 commentaires sur « Messagerie vocale : savez-vous laisser un message… efficace? »

  1. Note aux visiteurs: Je reçois beaucoup de visites de la France et d’autres pays pour cet article, mais les statistiques de WordPress ne m’indiquent pas la provenance de ces visites. Si vous avez trouvé cet article à partir d’une autre source qu’un moteur de recherche, pourriez-vous m’informer de cette source? Merci à l’avance!

    1. Belgique merci sympa l’articlemais je cherche plus d’idées sur quel message laisser pour le bureau sans être d’un ennui mortel…

      1. Merci de votre commentaire, Valérie. En effet, les messages sont souvent ennuyeux. Avec cet article, je souhaitais mettre en lumière qu’ils nous font souvent perdre du temps. Au plaisir!

    2. Bonjour,
      J’ai découvert votre article en saisissant « exemple de message téléphonique » sur google.
      Votre réflexion m’a permis de prendre conscience de mes erreurs comme le bip sonore.
      Suite à votre proposition, je vous serai reconnaissante de bien vouloir me donner votre avis sur mon annonce d’accueil.
      Bonjour, vous êtes bien au cabinet d’hypnothérapie de Karin Bougaï, je vous remercie de bien vouloir laisser votre message, je vous recontacterai très vite.

      Avec mes remerciements anticipés.
      Belle journée
      karin Bougaï

      1. Ravi que mon article vous ait plu, Karin!🙂 Votre message est déjà très bien.

        Une chose qui pourrait le rendre encore plus intéressant, ce serait de préciser une durée d’attente maximale (un délai). Par exemple : « je vous recontacterai d’ici les 24 prochaines heures ouvrables » si, bien sûr, vous pouvez vous y engager sans faute!

        De cette manière, la personne qui vous a laissé un message sera rassurée de savoir que si vous ne l’appelez pas avant, c’est que vous êtes simplement occupée. Parce que c’est normal d’être occupé, n’est-ce pas? Si vous l’appelez le même jour, même quelques heures après, elle sera ravie de voir que vous avez pu vous libérer.

        En revanche, comme je vous le disais, il est important de respecter vos propres délais, quitte à rappeler la personne le lendemain pour prendre un rendez-vous téléphonique avec elle, lui assurant ainsi une pleine disponibilité dans un moment plus propice, après lui avoir expliqué la situation (ce qui vous empêche de lui parler immédiatement) bien sûr.

        Je vous dis ça parce que, comme il y a toutes sortes de gens, tous n’ont pas les mêmes attentes. Certaines personnes qui envoient des courriels, par exemple, s’attendent à recevoir une réponse dans les 5 minutes, alors que d’autres feront attendre leur correspondant pendant plusieurs jours, suscitant ainsi leur inquiétude (ou leur grogne). Il est difficile de prévoir à quoi votre correspondant s’attend de vous. Voilà pourquoi il est important de « gérer » ses attentes, c’est-à-dire de préciser ce à quoi les gens peuvent s’attendre de vous en termes de disponibilité.

        La durée de l’attente vous appartient (« 24 heures ouvrables » est simplement un exemple, pour d’autres ce sera « 48 heures », etc.), mais soyez constant le plus possible dans vos rappels, quitte à vous laisser un peu de marge pour respecter vos propres délais (vos engagements).

        Considérez ceci : vos disponibilités pourraient changer très vite si votre carnet de commande se remplit soudainement. La régularité, c’est la clé. Ainsi, je vous conseille de prendre l’habitude de répondre à des délais réguliers, voire à des heures régulières, ni trop longtemps, ni trop rapidement après un message, et ce, même si vous êtes libre complètement. Même chose pour les courriels, d’ailleurs.

        En effet, si vous répondez toujours très rapidement, vous laissez l’impression de n’avoir « rien d’autre à faire » que répondre au téléphone!😉 Truc de vente, dit-on, pour faire bonne impression. Un peu de structure, ça rassure.

        Est-ce que ma suggestion a du sens pour vous?

      2. Merci Félix pour votre retour « très rapide » et surtout très intéressant.
        Je vais effectivement me servir de cette notion de temps de rappel.
        Bien à vous
        karin

  2. Bonjour,
    J’ai trouvé votre article intéressant.
    J’utilise Google Chrome et google comme moteur de recherche. J’ai tapé « construire un message vocal pour être rappelé  » comme mot clé, je sais il y a mieux.

    Merci

    1. Merci beaucoup! Je constate que plusieurs ont effectivement trouvé l’article à partir des recherches dans Google. Avez-vous trouvé l’information que vous recherchiez au bout du compte?

  3. bonjour,
    j’ai également trouvé votre article intéressant. je m’occupe d’un atelier numérique pour les jeunes. je les sensibilise à leur identité numérique via adresse mail pro , répondeur etc
    Merci à vous pour vos conseils.

    1. Je suis flatté que mon article vous ait plu. Merci d’encourager les jeunes à s’intéresser aux traces qu’ils laissent souvent malgré eux dans le monde numérique. C’est un travail extrêmement important. Je vous invite à nous en dire plus au sujet de votre atelier. Avez-vous un site Web? Au plaisir!

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