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Ménage dans les courriels : comment faire le tri?

Enfin! C’est le temps!

Le temps des fêtes approche, et vous avez peut-être envie, comme moi, de profiter des quelques jours avant les vacances — et ses temps morts, si c’est votre cas — pour faire le ménage dans votre boîte de réception, voire tous les messages de votre compte de messagerie électronique.

Cependant, savez-vous sur quels critères vous baser pour savoir si un e-mail mérite d’être conservé ou détruit? Lesquels peut-on supprimer sans le regretter par la suite?

Je vous propose d’explorer quelques pistes pour vous aider à décider. Je vous donne aussi des trucs pour conserver de manière prudente les messages importants, pour éviter qu’ils ne soient supprimés par erreur.

Quels courriels supprimer?

1. Tout le courriel impersonnel qui n’a aucune valeur stratégique

Un courriel impersonnel est un courriel qui ne vous est pas adressé à vous spécifiquement, mais plutôt ceux qui résultent d’un envoi massif, généralement acheminés à partir d’une liste d’envoi.

N. B. : Quand je dis « adressé à vous spécifiquement », je ne parle pas des infolettres qui débutent par Bonjour [votre prénom], mais bien ceux que vous pouvez vraiment identifier comme une communication personne à personne.

Qu’est-ce qu’un contenu à valeur stratégique? Si, par exemple, le contenu du courriel peut vous servir de référence future, que ce soit pour vous rappeler plus rapidement de quelque chose ou pour apprendre quelque chose d’utile ou d’important pour vous, que ce soit dans vos fonctions ou vos tâches quotidiennes, on pourrait considérer ce contenu comme étant stratégique.

Stratégique veut simplement dire qu’il vous donne un avantage plus grand que les ressources et l’énergie que vous déployez de le conserver. Autrement dit, s’il vous demande plus d’énergie de conserver ce courriel qu’il ne vous apporte de bénéfices réels ou potentiellement élevé, ça ne vaut pas la peine de le garder.

Dans certains cas, il faut peut-être la peine de conserver des courriels impersonnels pour leur contenu à valeur stratégique, mais je vous conseille de filtrer au maximum ces contenus.

Pour vous aider à identifier correctement les messages à valeur stratégique, posez-vous les questions suivantes : Quelles sont les véritables chances que je consulte ce contenu prochainement? et Dans quelle mesure ce contenu peut m’apporter réellement quelque chose d’utile?

Si au moins l’un de ces deux facteurs est suffisamment fort à votre avis, conservez les courriels aussi longtemps que les informations sont valides ou que vous ayez de bonnes chances de vous en servir.

En revanche, à moins d’être certain de pouvoir les lire dans des délais très courts (une semaine ou moins), un bon truc serait de déplacer ces messages dans un répertoire (un dossier) intitulé À consulter plus tard. Dans certains logiciels de messagerie, vous pouvez lui attribuer une étiquette (tag), ce qui est tout aussi valide.

Consultez la liste de ces message une fois de temps en temps, disons lorsque vous avez un peu de temps libre, consultez ceux qui vous intéressent le plus en premier, qui sont sans doute les plus récents, puis détruisez-les lorsque vous n’en avez plus besoin.

Selon votre niveau de tolérance à la surinformation (ou selon les limites de votre quota de stockage), faites le ménage à une période spécifique tous les 3 à 6 mois. Certains auront perdu leur valeur stratégique avec le temps. Ainsi, il pourrait être une bonne idée de commencer par les plus anciens dans ce cas.

De grâce, surtout, ne laissez pas les courriels impersonnels s’accumuler dans votre boîte de principale! Même si vous décidez de les conserver, évitez qu’ils ne se mélangent avec les autres, plus récents, sinon vous aurez plus de difficulté à les retrouver rapidement.

Attention! Il faut distinguer un courriel impersonnel d’un courriel transactionnel. Même si l’expéditeur du courriel est une personne morale voire un « robot », un courriel qui sert de preuve de transaction devrait être conservé comme preuve de paiement (ou d’entente, dans certains cas), pour toute la période où la transaction a besoin d’être attestée sur demande (ou pour vos propres fins).

Voyez à ce sujet le point sur les « vieilles affaires » ci-dessous.

2. Les courriels « personnels »… qui ne vous concernaient pas vraiment finalement

Ah! Ces chers amis (ou collègues de travail) qui « pensent à nous » en nous transférant un magnifique courriel avec la mention « Pour ton information » ou « PTI » (pour les paresseux), vous en connaissez? Bien sûr! Vous le faites vous-mêmes!😉

Que doit-on faire de ces courriels? C’est simple: utiliser la même méthode que pour les courriels impersonnels. L’information vous sera t-elle réelement utile? Si oui, appliquez la règle décrite au premier point, et ce, sans aucune gène.

N. B. : Évidemment, il ne faut pas confondre tous les transferts de courriel pour autant! (Ai-je besoin de le mentionner?) S’il s’agit d’un suivi à faire avec quelqu’un d’autre, notamment au travail, on s’entend bien sûr que ce n’est pas la même chose! Ces courriels-là devraient non seulement être conservés pour conserver la trace des opérations, mais aussi pour vos propres références.

Ah oui, et n’oubliez pas de faire la tâche demandée. Important.😉

3. Les courriels groupés (« personne à personnes »)… à moins d’y voir votre propre intérêt

Vous recevez souvent des courriels en copie conforme ou même « à tous », mais avez l’impression que le message vous était plus ou moins destiné? Ça arrive… trop souvent! Voilà ce que j’appelle le courriel « personne à personnes », qui ressemble beaucoup à un courriel impersonnel, sauf que cette fois-ci la personne est probablement plus intime que l’auteur d’une infolettre, par exemple.

Que faire avec ces courriels, que Pierre, Jean et Jacques (mais aussi Marie, Lucie et Maude, pour ne prendre que des nom fictifs) ont aussi reçu? Faut-il nécessairement les détruire?

Eh bien, ça dépend! Y a t-il un élément-clé dans ce courriel qui pourrait vous servir plus tard, à vous, spécifiquement? Si oui, ajoutez-y un mot-clé (si votre logiciel le permet), transférez-le dans un dossier spécial, envoyez-le à un autre compte de courriel, ou placez un « drapeau » quelconque pour l’identifier… à votre guise. Tout dépend de la fonction que doit avoir ce courriel et du moment où vous aurez à vous y référer, ou de son importance. Est-ce une preuve à conviction d’un écart de conduite d’un de vos collègues? Placez-le à l’écart, protégez-le des autres.

Si rien ne s’applique, suivez votre intuition et détruisez-les.

4. Les courriels personnels qui sont sans conséquence

Qu’est-ce qu’un courriel sans conséquence? Dit simplement, ça veut dire que si vous perdez ce courriel, le monde ne s’arrêtera pas de tourner. Personne ne va mourir, votre santé ne sera pas compromise, et même le lien qui vous unit avec la personne qui vous l’a envoyé n’en sera pas affecté.

Les courriels qui prennent l’allure de « placotage », que vous auriez pu très bien pu avoir au téléphone, sans laisser la moindre trace, sont d’excellents exemples de courriels sans conséquence. Dès que la « conversation » est finie, vous pouvez vous permettre d’appuyer sur « Supprimer » allègrement. Sauf peut-être si la conversation était si épique qu’elle mérite qu’on lui attribue une valeur historique. Référez-vous au dernier point dans ce cas.

Autre exemple de courriel personnel sans conséquence, à mon avis, ce sont les voeux de Noël ou les anniversaires. En effet, une fois avoir lu le messsage ou la carte virtuelle en pièce jointe (ou en suivant le lien fourni), puis avoir répondu « Merci » à l’expéditeur, à quoi servirait-il de conserver ce courriel, très honnêtement?

À moins que ce message personnalisé vous aie particulièrement touché, ou encore que vous souhaitiez absolument retenir l’adresse du créateur de la carte, par exemple, pour que vous puissiez envoyer vous-même une carte virtuelle un peu plus tard? C’est possible!

Dans le premier cas, pourquoi ne pas l’imprimer (!) et le mettre dans une boîte à souvenir? D’un autre côté, si l’idée d’imprimer un courriel — voire tout document que vous avez la chance de voir à l’écran (carte, etc.) — vous horripile, pourquoi ne pas créer un dossier « Souvenirs » ou autre vocable évocateur (« Pensées inspirantes », « Rayons de soleil », etc.).

Dans le second cas, je vous conseillerais plutôt de remettre le message en état Non lu jusqu’à ce que vous vous soyez décidé à y donner suite. Attention : N’attendez même pas une semaine pour vous en débarrasser. Il va polluer votre boîte de réception inutilement!

Si vous êtes vraiment mal pris et que vous tenez à conserver la référence au fournisseur de cartes virtuelles plus longtemps, faites comme les courriels impersonnels à valeur stratégique: placez-les dans un dossier À consulter plus tard.

5. Les « vieilles affaires »? Pas systématiquement.

Quand c’est trop vieux, on jette? Attention! Vieux ne veut pas toujours dire « périmé ». Certains courriels peuvent avoir une valeur historique, si ce n’est qu’une valeur légale, que ce soit une simple preuve de transaction ou un contrat.

D’abord, un courriel peut-il avoir une valeur sentimentale? Pourquoi pas! C’est un choix tout à fait personnel, qui s’applique déjà dans le monde de l’imprimé. Pourquoi devrait-on  accorder moins de valeur à un message électronique? Utilisez un dossier spécialement prévu à cette fin. Vous pourriez aussi transformer le courriel en document PDF et le placer avec d’autres documents électronique de même valeur sentimentale dans votre système de fichiers (de l’environnement système) plutôt que directement dans votre boîte de messagerie.

Par contre, détruisez ce qui vous apparaît complètement désuet, sans aucune utilisation possible, sauf s’il peut s’agir de preuve.

Pour ce dernier cas, il faut conserver ces courriels tant qu’ils conservent cette valeur légale. Un contrat, par exemple, dure toute la durée du contrat. Même s’il ne s’agit pas d’un document signé à la main, un contrat peut avoir été signé par courriel, simplement en ayant écrit « J’accepte les conditions ».

Dans le domaine comptable, on parle généralement de 7 ans. Si vous avez des factures que vous avez reçu en format électronique, la loi vous oblige à conserver la copie d’origine[REF!], qui est dans ce cas-ci sous forme électronique, de la même manière que vous devez conserver la copie papier d’une facture, même après l’avoir numérisée, à moins que vous ayez pu démontrer hors de tout doute qu’il s’agit bien d’une copie conforme du document original.

Ainsi, le fait d’avoir simplement une copie du courriel sur papier ne vous autorise pas à détruire vos courriels, et les imprimer ne vous apportera rien d’autre que de la paperasse supplémentaire!

Classez plutôt ces courriels sur votre ordinateur dans des dossiers bien identifiés (par exemple, par fournisseur ou dans une seule boîte nommée « Fournisseur », que vous pourrez trier par ordre alphabétique ou chronologique). Même si le contrat est annexé (en pièce jointe) au courriel, assurez-vous quand même que le courriel y soit rattaché, puisque la date du courriel pourrait être utile comme seconde preuve de transaction.

N’oubliez pas de faire des copies de sauvegarde pour ces courriels! Idéalement, à moins d’avoir de sérieuses réserves de voir ce courriel partagé ou entreposé ailleurs, placez-les sur un serveur qui sauvegarde systématiquement vos données (un nuage informatique, par exemple), qu’il soit local ou distant.

Quelque chose m’a échappé?

Voilà quelques exemples de cas dont vous pouvez vous servir à la fois dans un contexte professionnel que dans votre vie privée. Si vous avez d’autres idées — ou des réactions — par rapport au contenu que j’ai écrit ici, je vous invite vivement à écrire un commentaire sous cet article.

Si vous avez aimé le contenu de cet article, pourquoi ne pas le partager avec vos amis et vos contacts?

Joyeux temps des fêtes!

Félix Arseneau

Auteur :

Expert en organisation et en gestion de l'information.

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