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Peut-on gérer ses courriels comme on s’occupe de sa maison?

family-home-475879_1280Le 4 juin dernier, je suis allé faire une présentation auprès d’une association d’entreprises manufacturières, au sujet de la gestion des courriels. J’ai présenté une approche pour développer sa propre méthode, qui s’inspire de la façon dont on vit à sa maison.

Une maison en désordre

En guise d’introduction, j’ai montré aux participants la photo d’une maison dans laquelle une montagne d’objets sont empilés les uns sur les autres. Je leur ai ensuite demandé de trouver un chat dans l’image. Il était bien camouflé, mais à un endroit où l’on s’y attend : par terre.

J’ai utilisé cette image pour indiquer qu’il est plus facile de trouver quelque chose lorsqu’on sait où le trouver, à condition qu’il soit dépourvu d’autres choses que l’on verrait plutôt ailleurs.

Je leur ai dit que c’était comme dans une boîte de réception d’un compte de courriel. Si tout est pêle-mêle, c’est plus difficile de s’y retrouver.

Chaque chose à sa place

Pourtant, il serait beaucoup plus simple si ce que l’on cherche se trouvait à un endroit où l’on sait où s’y attendre. Dans l’univers du courriel, il s’agit de se doter d’espaces distincts, comme l’on retrouve différentes choses dans diverses pièces d’une maison.

Chaque pièce a sa fonction

Cuisinez-vous dans votre salle de bain? Dormez-vous dans votre cuisine? J’espère pour vous que vous vous êtes abstenu d’en tenter l’expérience! En fait, dans une maison, chaque chambre a son rôle particulier, du moins en principe.

Serait-il possible que ce soit la même chose pour le courriel? Pourrait-il y avoir un espace en fonction du rôle que joue le courriel?

Des fonctions différentes

Les participants ont semblé d’accord avec l’idée que les messages envoyés par courrier électronique peuvent en effet avoir plusieurs fonctions, par exemple :

  • informer ou s’informer (pour apprendre ou tenir au courant de quelque chose);
  • discuter ou échanger (pour trouver des réponses à des questions, notamment);
  • approuver une proposition;
  • confirmer une transaction;
  • etc.

Cependant, à première vue, trouver un espace pour chaque chose semble moins évident.

Des personnes différentes, avec un profil propre

Je leur ai ensuite amené l’idée que, la plupart du temps, les personnes qui nous envoient des courriels le font habituellement pour les mêmes raisons. Autrement dit, la fonction des courriels envoyés dépendent souvent de la personne qui l’envoie.

Il est d’ailleurs possible de regrouper les personnes selon un type en particulier, car il est plus rare qu’une même personne joue plusieurs rôles en même temps.

Par exemple, il est rare qu’un patron envoie des courriels humoristiques. Ce sera plutôt le cas des amis. Par ailleurs, il sera encore plus rare qu’un membre de la famille nous envoie une facture en lien avec le travail. Je crois que vous comprenez l’idée.

Comme à la maison

Comme chaque pièce a sa fonction propre, on invite rarement les mêmes personnes dans les mêmes pièces. Si l’on invitera son amoureux dans sa chambre à coucher, on laissera plutôt le livreur à l’entrée. On invitera les amis au salon, et non à son bureau.

Et si l’on pouvait faire de même avec le courriel? Et si les courriels pouvaient être distribués en fonction de l’expéditeur? Bien sûr, chacun nous joint de différentes manières, mais pour des raisons souvent très similaires selon le type de personne.

Dedans, dehors

Pour amorcer cette réflexion, j’en ai profité pour leur parler de vie privée. De séparer leurs activités personnelles de leur vie au travail. Comment? En laissant les courriels personnels à la maison, pour se concentrer sur ce qui est vraiment pertinent au travail.

Le contraire est aussi vrai (j’ai oublié d’en parler, mais c’est un enjeu). Réserver le traitement des courriels du travail pour le temps où l’on est au travail, de la même manière que l’on laissera le voisin dans sa cour, jusque ce soit le temps de l’inviter.

Différentes adresses

Question de recevoir les bons courriels au bon moment, il est très avantageux de distinguer les messages à partir de son expéditeur.

Comme je le prône depuis que j’ai présentés mes trucs pour la première fois, j’ai suggéré aux participants d’utiliser différents comptes de courriels, soit différentes adresses.

Une fois avoir bien catégorisé les expéditeurs selon le rôle qu’ils jouent, on peut facilement trier les messages à la source.

La bonne adresse à la bonne personne

Un participant m’a demandé qu’advenant le scénario qu’il créé (ou commence à utiliser) une adresse spécifiquement pour une fin, mais qu’il utilisait déjà une autre adresse pour correspondre avec un type de personnes pour cette fin, s’il devait prévenir ces gens d’utiliser cette nouvelle adresse à l’avenir.

Voici ma réponse. Pour que les gens utilisent cette adresse pour nous joindre, il faut commencer par utiliser le compte que l’on souhaite utiliser, pour que les gens puissent d’abord répondre à la bonne adresse, et éventuellement l’utiliser pour nous joindre.

Évidemment, certains ont des carnets d’adresses qui contiennent peut-être la mauvaise adresse. Il suffira alors de mentionner discrètement, entre deux lignes, ou même dans la signature (voilà un point que j’avais oublié!) que l’on préférera être joint à la nouvelle adresse.

Enfin, il vaut mieux choisir à qui l’on donne son adresse, comme ce serait le cas pour sa maison. En fait, l’idée serait plutôt de choisir quelle adresse on donne à qui.

Et vous, quelle méthode utilisez-vous pour gérer vos courriels?

Félix Arseneau

Auteur :

Expert en organisation et en gestion de l'information.

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