Publié dans archivistique, confidentialité et vie privée, surabondance d'information (infobésité), trucs, conseils et astuces

Comment « faire le ménage » dans vos documents papier

C’est le temps de mettre de l’ordre dans vos affaires, et vous aimeriez en profiter – si le courage est au rendez-vous – pour faire disparaître ne serait-ce qu’une partie de la montagne de documents de toutes sortes que vous avez laissés s’entasser depuis bien trop longtemps? Bravo, bonne idée!

Maintenant, êtes-vous de ceux qui savent exactement par où commencer et comment procéder… ou êtes-vous plutôt du genre à chercher un abri (ou une excuse) pour éviter de votre champ de vision le plus longtemps possible le terrible monstre en fibres cellulosiques qui s’agglutine de tous bords, tous côtés?

Et surtout, savez-vous sur quels critères vous aller vous baser pour déterminer le sort de chaque morceau de votre casse-tête, c’est-à-dire : le conserver ou vous en débarrasser?

Vous trouverez dans ce texte des indices qui vous aideront à prendre des décisions éclairées.

Qu’entend t-on par document?

Dans ce texte, la notion de document inclut tout support matériel qui contient de l’information, que celle-ci soit imprimée ou écrite à la main.

Exemples : Une carte d’affaires que vous avez reçu dans une soirée de réseautage, une feuille autocollante jaune canari sur laquelle vous avez écrit le numéro de téléphone d’un client (en oubliant peut-être son nom), un cahier de notes que vous avez commencé à remplir avec vos pattes de mouches en écoutant un conférencier enflammé, un agenda de l’année prochaine jamais ouvert, un livre à succès qu’un collègue vous a refilé il y a belle lurette, un journal de la veille contaminé par une tache de café, un bottin téléphonique poussiéreux du siècle dernier, un simple dépliant… tout cela fait partie de ce qu’on appelle ici document.

C’est quoi le problème?

Dans le cadre de votre travail comme dans votre vie personnelle, malgré l’essor du document utilisé à 100% dans l’univers numérique, vous produisez, acquérez et échangez quand même toutes sortes de documents qui seront éventuellement imprimés – ou écrits d’une façon quelconque sur du papier. Certains vous sont acheminés et atterrissent dans votre boîte aux lettres ou votre pigeonnier contre votre gré, et l’importance de conserver ou non ceux-ci peuvent parfois vous laisser perplexe.

Puis, qu’on le veuille ou non, lorsque vient le temps de décider quoi faire avec tel et tel document, les opinions, tout comme les façons de faire, varient d’un individu à l’autre. Si certains ont tendance à jeter presque tout avec empressement, d’autres accumuleront, empilant sur le bureau, remplissant des tiroirs et entassant des boites entières de ces encombrants mais bien pratiques supports d’information.

Est-ce que tout est subjectif? Y a-t-il des règles à respecter ou des précautions à prendre? Comment déterminer avec suffisamment de précision la valeur d’un document?

Voici quelques questions à vous poser, et quelques pistes de solutions pour savoir quoi faire avec vos documents.

Première partie : Les questions à se poser

1. Suis-je responsable de ce document?

La première question à vous poser, c’est de savoir si le document vous appartient (vous en êtes le créateur ou le propriétaire) ou vous a été attitré. Êtes-vous imputable ou responsable de ce document? Si tel est le cas, vous pourrez procéder en toute confiance après avoir lu le reste de cet article.

Dans le cas contraire, vaut mieux trouver la personne qui en a la responsabilité, surtout si vous avez un doute quant au sort à attribuer au document. En principe, c’est cette personne qui a la légitimité de savoir quoi faire avec.

Comment trouver la personne responsable?

Commencez par sonder le terrain dans votre environnement immédiat, en fonction de la nature du document et des indices qui s’y trouvent. Au bureau, il pourrait s’agir d’une tournée de vos collègues ou l’envoi d’un appel à tous via le courriel.

Voici les indices que vous pourriez retrouver dans votre pièce à conviction pour orienter votre recherche :

  • noms de personnes, d’organisations, de projets, de lieux, etc. (qui s’y rattache?)
  • dates mentionnées (la personne est elle à l’emploi ou a-t-elle quitté l’organisation depuis la conception de ce document)?
  • sujets abordés (qui s’y intéresse ou est lié par une tâche ou une expertise?)

Et si je ne trouve toujours pas?

Si vous n’avez aucun indice par rapport à la personne la mieux placée pour décider du sort du document, vous aurez deux choix, soit :

  • garder le document en lieu sûr, en attendant que l’inconnu se manifeste… un jour (au cas-où);
  • supposer que la personne aurait dû prendre les mesures pour éviter que ce document se retrouve hors de sa portée, et décider à sa place quoi faire avec.

Dans les deux cas, avant de prendre votre décision, je vous invite quand même à lire le reste de cet article pour en saisir la portée de votre geste.

2. Conserver ce document me permet-il d’éviter des ennuis?

Il arrive que certains documents doivent être conservés parce qu’ils sont soumis à une loi qui vous y contraint. Lors d’un contrôle fiscal, par exemple, ne pas avoir vos pièces justificatives est passible d’une amende. Dans d’autres cas, le fait d’avoir conservé vos preuves de transaction (contrats, reçus, garanties, etc.) vous permet de mieux vous défendre en cas de non respect des engagements.

Exemples de documents à conserver (et durée de conservation) – selon les lois du Québec :

  • factures, reçus, relevés de comptes (entre 6 mois et 3 ans, selon la nature du bien ou du service associé)[1];
  • documents relatifs aux déclarations de revenus (6 ans);
  • baux, polices d’assurance-vie, documents de garantie (toute la durée de possession);
  • certificat de naissance, carnet de santé, diplômes, testament (à vie).

[1]Voyez le site du Gouvernement du Québec pour plus de détails et d’exemples. Pour les organisations sur le territoire québécois, visitez le site de Bibliothèque et Archives nationales (BanQ). Les citoyens français peuvent aussi trouver l’information les concernant sur le site de l’Administration française, tout comme c’est le cas pour les entreprises sur le territoire de la république.

3. Le document m’apporte-t-il quelque chose personnellement?

Il arrive qu’un document soit utile, par son côté pratique bien sûr, mais il l’est aussi parfois par son côté émotif. En effet, d’un côté, il peut être purement informatif, car il vous permet d’apprendre, de réfléchir ou de vous rappeler certaines données, mais d’un autre côté, il peut aussi être simplement agréable à consulter par simple plaisir, parce qu’il vous inspire, vous rassure, vous conforte, etc.

Plusieurs questions se posent à cette étape-ci, en particulier par rapport au côté fonctionnel.

  • Est-ce que l’information qui s’y trouve est quelque chose de nouveau pour vous, ou vous le saviez déjà? Aurez-vous alors besoin de vous y référer plus tard?
  • S’agit-il de généralités ou d’informations spécialisées, ou difficiles à retenir?
  • Quelles sont les chances que vous ayez à le consulter dans l’avenir?

Quant à l’utilité émotive, elle est bien sûr subjective, et varie d’un individu à un autre. Tentez quand même de voir s’il s’agit plutôt d’un autre critère ci-dessous que vous ayez perçu inconsciemment. Peut-être que votre raisonnement est plus rationnel que vous le pensez!

Et s’il se distinguait des autres?

Il se peut que votre document apporte quelque chose de plus qu’un autre document qui a le même contenu. Il arrive en effet que l’information qui se trouve dans un document papier se retrouve déjà ailleurs, par exemple, sur un site Internet.

Toutefois, même si c’est le cas, il est possible que vous souhaitiez quand même conserver ce document, parce qu’il est dans un format plus pratique ou plus agréable à consulter que vous avez vu ailleurs, par exemple.

4. Est-il unique? Sinon, s’agit-il d’une copie ou de l’original?

Existe t-il plusieurs exemplaires identiques de ce document? Peut-être s’agit-il d’un document qui a été imprimé plusieurs fois, et que toutes les copies se valent. Il est aussi possible qu’il s’agisse d’une copie d’un document initial, qui est l’original, ou que ce document soit lui-même l’original.

Lorsque plusieurs copies d’un même document sont en circulation, il est généralement préférable de conserver l’original (lorsqu’il existe, sinon la copie qui vous semble en meilleur état, si toutes les copies sont identiques) et se débarrasser des copies supplémentaires, à moins qu’elles soient justifiées par un usage secondaire, tel que l’annotation sur cette copie (qui endommagerait l’original et qui apporte une valeur ajoutée par rapport à l’original).

Évidemment, c’est à vous de déterminer si les annotations apportées sur la copie en justifie la conservation (en plus de l’original).

5. Peut-il être utilisé dans sa forme actuelle?

Un document a beau avoir une valeur potentielle pour vous, s’il est endommagé ou simplement en mauvais état, il y a peu de chance que vous puissiez l’utiliser. Dans certains cas, vous feriez mieux de le changer de support, en transcrire le contenu ou simplement vous en départir.

Même chose pour n’importe quel document qui est fragile ou qui devient de plus en plus difficile à lire. Autre chose à considérer, en lien avec la question précédente : son format est-il pratique? N’y aurait-il pas d’autres documents qui vous faciliteraient la tâche avec un format mieux adapté à vos besoins?

Deuxième partie : Quoi faire avec vos documents?

Conserver (tel quel)

Si le document vous apporte de la valeur ou vous évite des problèmes, vous avez de bonnes raisons de le conserver. Selon le type de document, vous le placerez à différents endroits, avec divers niveaux de protection.

Documents essentiels

Dans le cas de documents d’importance capitale, ceux que vous ne pouvez vous permettre de perdre, prenez des mesures pour en assurer la protection et la sécurité. Rangez-les en lieu sûr, à l’abri du vol et loin des situation possibles de sinistres (feu, inondation, etc.). Il peut s’agir d’un coffre-fort à l’épreuve du feu placé sur un plancher à l’étage. Les sous-sols présentent un risque pour les inondations.

Les documents qui doivent être conservés pour une période prolongée (sinon, à vie) devraient être entreposés loin de la lumière, de la chaleur, de l’humidité, de la vermine et des polluants, pour préserver le plus possible leur état d’origine. Ces mesures permettront d’éviter le plus possible leur contamination et leur destruction, et retarder la détérioration naturelle de leurs composantes chimiques (un phénomène impossible à empêcher complètement).

Documents à usage courant

Ceux qui doivent être consultés régulièrement devraient être les plus près de vous (à portée de main). Selon la fréquence d’usage, ils pourraient être sur votre bureau ou dans le tiroir d’un bureau ou d’un classeur, par exemple.

Dans la plupart des cas, vous auriez tout avantage à classer ceux que vous souhaitez retrouver rapidement, de temps à autre, en cas de besoin.

Documents consultés plus rarement

Si vous avez une grande quantité de documents que vous souhaitez ou avez l’obligation de conserver pour une certaine période, mais dont vous aurez rarement besoin, vous pourriez envisager de placer dans des boîtes prévues à cette fin, et entreposer ces boîtes dans un lieu approprié, avec des précautions raisonnables.

Assurez-vous toujours d’identifier les boîtes et faire la liste du contenu de chaque boîte dans un document à part, que vous placerez dans un endroit sûr. Vous pourriez conserver cet inventaire dans un fichier informatique, ce qui vous permettra de faire des recherches par mots-clés.

Réduire le format

Si un document est volumineux contient de l’information intéressante, pourquoi ne pas considérer de ne conserver que les parties qui vous intéressent? Selon le cas, vous pourriez la détacher ou la découper, puis les disposer de sorte à pouvoir les consulter aisément, de manière sûre et pratique.

Si vous optez pour ce choix, assurez-vous que la séparation du document ne risque pas d’abîmer la section qui vous intéresse, et que la partie retirée puisse être protégée autant que si elle faisait partie du document complet, si sa conservation à long terme vous importe.

Photocopier

Plutôt que conserver le document original qui peut être encombrant ou fragile, en faire une copie papier, en entier ou en partie, peut être une solution.

Assurez-vous toujours que la photocopie soit utilisable pour la durée souhaitée. En effet, selon les composantes chimiques du papier, il est possible que le support original soit davantage à l’épreuve du temps qu’une simple copie sur un papier bon marché, qui pourrait jaunir, se tacher et s’effriter avec l’âge. L’encre pourrait aussi pâlir.

Bien sûr, l’inverse est aussi possible, dans le cas où l’original serait lui-même déjà dans un état avancé de détérioration. La copie sur un meilleur support s’impose alors.

Transcrire

Quand un document contient une information très brève, il peut être parfois plus simple de l’extraire et de la recopier ailleurs. Les informations qui se retrouvent sur une carte d’affaires, par exemple, peuvent être transcrites au crayon dans un agenda ou saisies au clavier dans votre carnet d’adresse électronique. Une fois l’information consignée dans ce nouvel endroit, vous n’aurez plus besoin de la carte papier. Enfin, certaines applications mobiles permettent aussi de transformer une photo de votre document en texte éditable à l’aide de la reconnaissance optique des caractères (ROC).

Numériser

Pour un document fragile, mais toujours lisible, la numérisation est une bonne alternative à la copie papier. Même chose si on veut retenir qu’une partie d’un document volumineux.

En revanche, dans tous les cas de numérisation, assurez-vous de placer des informations utiles au repérage de l’information, notamment dans le nom que vous donnerez au document numérique, sinon vous risquez de l’oublier ou de le perdre avec vos autres fichiers!

La numérisation permet une conservation plus longue, voire permanente, à condition que les fichiers informatiques soient protégés par un système de copie de sauvegarde, et que leur format soit standard, de sorte de pouvoir être ouvert (lisible à la machine) pour plusieurs années.

Vendre ou donner

Ce qui n’a aucune valeur pour vous pourrait avoir une valeur pour d’autres! Sondez le terrain chez vos collègues ou auprès de vos proches. S’il s’agit de livres, pensez à les donner à des organismes qui les recueillent, ou tentez de les vendre sur Internet, par exemple.

Mettre au recyclage (tel quel)

Si l’information est d’ordre générique et non confidentielle, le document peut être placé dans le bac de recyclage. Si le papier est de bonne qualité, il pourrait avoir une nouvelle vie.

Déchiqueter

Pour les documents contenant des renseignement personnels ou autres données confidentielles, il est prudent de faire disparaître ces contenus sensibles.

Un bon moyen consiste à le réduire en petits morceaux de sorte qu’il soit quasi-impossible de reconstituer le document d’origine et pouvoir les interpréter. Vous pouvez le faire vous-même, à l’aide d’une déchiqueteuse, ou utiliser les services d’une entreprise spécialisée en la matière. Habituellement, les morceaux de papiers peuvent ensuite être envoyés au recyclage sans risque.

Jeter ou détruire

Si le document est en si mauvais état qu’il est inutilisable, il vaut mieux le mettre directement à la poubelle. C’est d’autant plus justifié si le document est souillé ou contaminé. Par prudence, déchirez quand même les parties du document qui contiennent des renseignements confidentiels, s’il y a lieu.

Dans de rares cas, vous pourriez envisager jusqu’à la destruction intégrale du document.

Avez-vous trouvé d’autres trucs?

Félix Arseneau

Auteur :

Expert en organisation et en gestion de l'information.

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