Publié dans cas vécus, communication écrite, sécurité de l'information, trucs, conseils et astuces, utilisation du courriel

Une pièce jointe à votre courriel? Dites-le à vos destinataires!

attachment-148849_1280Voici un autre fait vécu. L’autre jour, je reçois un courriel provenant d’une dame de l’école que mon enfant fréquente. Quelque chose d’impersonnel, envoyé à plusieurs parents en même temps.

Le message en question a pour objet (sujet) le texte suivant : hand spinner (écrit tel quel, tout en minuscules). Je remarque en l’ouvrant qu’il contient aussi un document attaché en format Word qui porte le même nom.

Ce nom ne me disant absolument rien, je trouve déjà étrange que des mots anglais (qui font penser à un produit douteux) provienne d’une école francophone.

Et puisque je suis très sensible aux cas de fraude par courriel, je m’alerte immédiatement : ce message provient-il vraiment de la personne, ou est-ce plutôt l’œuvre d’un pirate informatique?

Autrement dit, y a t-il un danger d’ouvrir la pièce jointe?

Mon sentiment de méfiance s’accroît lorsque je constate que le message ne contient rien d’autre que la signature de la personne. Aucune salutation, aucune information de ce qui devrait attirer notre attention dans la pièce jointe. Pas même la mention : Veuillez consulter le document ci-joint. Rien!

Je suis sur le point de signaler ce message comme étant une tentative de hameçonnage, alors qu’un doute effleure mon esprit. Par curiosité, je décide d’interroger Google à savoir si ce genre de message a déjà été signalé (et reconnu officiellement) comme courriel indésirable (pourriel) ou frauduleux. J’utilise les mots-clés : hand spinner.

La suite me renverse. Avec ce que je vois dans les résultats de recherche, je comprend tout de suite le lien évident entre le milieu scolaire et le sujet. Je devine alors que le message a finalement de bonnes chances d’être authentique.

Par chance, mon logiciel de courriel me permet de voir un aperçu de la pièce jointe, en toute sécurité (sans l’ouvrir) : le contenu parle bel et bien de hand spinner (un genre de toupie qui fait fureur dans les écoles), et contre lequel on souhait me mettre en garde.

Au final, contre toute attente — et à ma grande surprise — le message était donc bel et bien authentique!

La leçon du jour

Vous voyez comme c’est traitre? J’avais vraiment l’impression que j’avais affaire à un courriel frauduleux, alors qu’en fait, au contraire, c’était un message très important, que je devais lire!

Que retenir de tout cela?

Vu l’absence d’informations importantes dans le courriel, j’ai été porté à m’en méfier. Je suis persuadé que plusieurs autres personnes qui ont reçu ce message ont eu le même réflexe.

Or, combien d’entre eux ont pris la peine de vérifier l’information sur Internet? Gageons que, comme moi, plusieurs se sont sans doute dit : ça a l’air louche; si c’était important, ils nous auraient mieux informés. Voilà. Et pouf! Le message est disparu.

D’ailleurs, vu cette apparence suspecte, il est fort possible que des logiciels de messagerie aient automatiquement filtré (rejeté) ce message avant même qu’il n’aboutisse dans la boite de réception du destinataire.

Faites vos devoirs!

La prochaine fois que vous enverrez un courriel avec une pièce jointe, prenez la peine d’inclure les informations suivantes dans votre message :

  • Un objet (sujet) significatif. Idéalement mentionner qu’il y a un document joint.
    • Dans le cas observé ici :
      Hand spinner : mise en garde importante (voir pièce jointe).
  • Une salutation précisant à qui s’adresse la communication.
    • Ici, ce pourrait être :
      À tous les parents, (…)
  • Un texte introductif résumant l’intérêt ou l’importance d’ouvrir et de consulter le document joint.
    • Par exemple :
      Voici une information très importante de la part de la direction à propos du jouet appelé hand spinner. Veuillez s.v.p. en tenir compte.

Pourquoi c’est important

Inclure toutes ces informations maximise les chances que vos destinataires s’intéressent à ce que vous leur envoyez.

Vous savez, les gens sont peu enclins à ouvrir des pièces jointes, notamment parce que ça demande du temps et occupe davantage l’appareil qu’ils utilisent (ça demande plus de tâches = plus de mémoire vive).

Vous devez donc leur fournir une très bonne raison de s’intéresser à votre document attaché.

Lorsque vous précisez les éléments tels que je vous l’ai suggéré, vous :

  • rassurez vos destinataires que votre message est bel et bien authentique;
  • vous assurez qu’ils se sentent particulièrement visés (dans la salutation);
  • accentuez l’importance qu’ils devraient accorder à votre communication.

Prendre l’habitude d’être clair et précis dans ses communications, c’est rendre les échanges d’informations plus fluides.

Et vous, aviez-vous déjà ces bonnes habitudes?

** Et vos collègues, vos amis, ils le savent aussi? Partagez-leur l’article! **

Abonnez-vous à mon blogue pour d’autres articles sur la thématique de la communication et de l’utilisation du courriel (et bien plus!).

Félix Arseneau

Publicités

Auteur :

Expert en organisation et en gestion de l'information.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s