Publié dans cas vécus, systèmes et méthodes d'organisation, trucs, conseils et astuces

Savoir s’organiser : comment établir vos priorités?

On continue!

Dans un article précédent, j’ai présenté quelques ingrédients et une marche à suivre dans une sorte de recette de méthode en devenir, pour bien démarrer un processus vers une meilleure organisation.


À lire : Savoir comment s’organiser : par où commencer?


J’ai suggéré, entre autres, de faire la liste de toutes les préoccupations qui peuvent occuper votre esprit, pour ensuite leur attribuer un ordre d’importance. Ces deux actions constituaient les première et deuxième étapes de la procédure.

La question que l’on peut se poser, maintenant, c’est : comment fait-on pour déterminer ce qui est important pour nous, et ce qui devrait passer devant les autres préoccupations?

Cet article vous donnera quelques pistes pour orienter vos réflexions.

Commencer par la base

Qu’est-ce qui vous conduit vers l’action?

Avant de déterminer les priorités dans vos actions — qui peuvent considérablement varier de jour en jour — il peut être fort utile de porter plus loin votre regard, jusqu’à découvrir certains éléments fondamentaux qui vous poussent à agir.

Ceux-ci sont, en général, plus stables. (Nous les verrons plus loin.)

Pourquoi faire cet exercice? Simplement parce qu’une fois que ce sera fait, vous pourrez plus aisément associer ces éléments fondamentaux à vos préoccupations, et ainsi cibler avec plus d’assurance lesquelles de celles-ci devraient être vos priorités.

Autrement dit, parce que vous saurez déjà ce qui est le plus important pour vous fondamentalement, vous pourrez aisément repérer les préoccupations qui s’y rattachent (et vice-versa), et leur attribuer un niveau d’importance prioritaire, le cas échéant (et si applicable).

Facile à faire?

Il faut bien se l’admettre, ce n’est pas toujours évident de déterminer ce qui est important pour nous, surtout lorsque l’on pense à y associer des actions (ou des tâches).

Aussi, peut-être vous dites-vous déjà : ce n’est pas toujours moi qui détermine ce qui est important!

En effet, ce qui vous fait dire qu’une action est importante, ce peut sans contredit être un facteur interne (que vous seul déterminez) ou un facteur externe (que quelqu’un d’autre — un proche, l’entreprise pour laquelle vous travaillez, la société, etc. — vous le dicte).

Du moins, c’est ce qui vous semble le cas.

En réalité, même si en apparence, vous croyez agir en fonction de facteurs externes (lorsque, notamment, vous utilisez des expressions telles que :  je n’ai pas le choix, il faut que, je dois, etc.), il y a des facteurs internes qui vous amènent à les voir comme des impératifs, des obligations.

En fait, vous les percevez ainsi d’abord parce que certains éléments fondamentaux sont ancrés en vous. Dans tous les cas, vos décisions et vos actions sont dictés par des éléments tels que vos valeurs, vos besoins et vos peurs.

Ce qui détermine ce que vous êtes

Vos valeurs, vos besoins et vos peurs sont des éléments profondément ancrés en vous qui ont une influence considérable sur ce qui est important pour vous. Ils déterminent en bonne partie ce que vous êtes et pourquoi vous agissez d’une telle ou telle autre façon.

Les voici, en détails.

Vos valeurs

Les valeurs sont des éléments qui sont généralement non négociables : arrivés à un certain point de maturité, nous avons de la difficulté à nous imaginer vivre dans des conditions qui ne vont pas dans le sens de nos valeurs.

Pour certains, la famille, c’est sacré : il est hors de question de manquer une réunion de famille, par exemple. Pour d’autres, la liberté est quelque chose à laquelle on ne touche pas. D’autres, comme moi, peuvent difficilement accepter que des ressources vitales et matérielles soient gaspillées inutilement.

Voilà quelques exemples de cas où l’on peut percevoir des valeurs.

Qu’est-ce que vos valeurs vous disent à propos de vos priorités?

Vous aurez toujours tendance à prioriser ce qui va dans le sens de vos valeurs, simplement parce que, si celles-ci ne sont pas respectées, vous ne pourrez pas agir sans vous sentir déphasés, voire coupables.

Pour reprendre l’exemple de la valeur accordée à la famille, si pour vous celle-ci est non négociable, il est fort à parier que vous prioriserez une sortie avec vos enfants à votre rapport d’impôt, même si les deux sont importants.

Lorsque vos actions vont dans le sens de vos valeurs, en cohésion avec ce que vous êtes, elles vous font naturellement sentir mieux.

Il serait par conséquent incontournable de repérer les éléments qui sont en accord avec vos valeurs, et vous assurer que leur importance soit hautement considérée. Les actions qui sont en lien avec vos valeurs les plus grandes vous apporteront plus de satisfaction et de gratification.

Je vous suggère fortement de prendre le temps d’identifier toutes vos valeurs, en fonction de qui vous êtes fondamentalement. Faites-le en toute franchise, plutôt qu’en fonction de ce que la société ou une autre personne vous dicte.

Une liste de valeurs

Il existe plusieurs façons de classifier et regrouper les valeurs. Le psychologue Shalom H. Schwartz a identifié 10 valeurs fondamentales, qui en regroupent d’autres :

  1. Autonomie : inclut la créativité, la liberté, le respect de la vie privée, etc.
  2. Stimulation : comprend tout ce qui a trait aux défis, à la variété des actions, la passion, etc.
  3. Hédonisme : synonyme de plaisir, satisfaction, gratification, etc.
  4. Réussite (ou accomplissement) : performance, atteindre des objectifs, ambition, etc.
  5. Pouvoir : autorité, richesse, statut social (prestigieux), contrôle et domination des personnes, etc.
  6. Sécurité : harmonie, stabilité, bonnes relations avec les autres, ordre social, réciprocité, etc.
  7. Conformité : limiter ses actions pour ne pas nuire aux autres, être poli, respecter les ainés, etc.
  8. Tradition : respect des coutumes, de la culture, des croyances, des idées établies, etc.
  9. Bienveillance : souci du bien-être des autres
  10. Universalisme : tolérance, estime et respect des autres; protection de la nature, etc.

Sources :

Vous pouvez considérer ces grands ensembles comme des catégories pour vous aider à identifier vos propres valeurs.

D’un côté, si vous avez de la difficulté à trouver vos valeurs, vous pouvez dégager de ces catégories des valeurs plus spécifiques auxquelles vous n’auriez pas pensé. Une valeur forte chez vous pourrait se retrouver derrière l’une de ces catégories.

De l’autre, vous pouvez préciser le sens d’une valeur que vous avez déjà identifiée. Par exemple, le terme famille, que nous avons employé plus tôt, pourrait se retrouver dans tradition, sécurité, bienveillance, etc.

Vos besoins

Si vos valeurs sont des points d’ancrage de ce qui vous définit et vous rend heureux lorsque vos actions vont dans le sens de ce que vous êtes, vos besoins sont ceux qui, si vous en étiez dépourvus, vous ne pourriez vivre ou jouir pleinement de votre vie.

Une hiérarchie des besoins

Connaissez la pyramide des besoins de Maslow?

Elle présente différents niveaux de besoins qu’ont les êtres humains. À la base de cette pyramide se trouvent les besoins associés à la survie (manger, dormir, etc.), et au sommet, ceux associés à la réalisation de soi.

Pyramide des besoins de Maslow

Ce n’est pas pour rien que ces besoins sont placés dans une pyramide. Maslow voulait ainsi illustrer que certains besoins sont plus cruciaux que d’autres.

Ainsi, par exemple, même s’il est important d’avoir une vie sociale (besoin d’appartenance), on peut facilement imaginer qu’avoir de quoi se mettre dans l’estomac (besoin physiologique) l’est davantage.

Associer besoins et priorités?

Vous pourriez très bien établir vos priorités selon l’ordre hiérarchique de cette pyramide. Cependant, il peut être embêtant de savoir à quel niveau de besoin est associée chaque préoccupation que vous avez, et même chaque action que vous décidez d’entreprendre par rapport à chacune d’elle.

Voyons-les en détails.

Les besoins physiologiques

Ce sont les besoins les plus faciles à identifier. Tel que le dit son appellation, c’est tout ce que votre corps a besoin pour survivre et être en santé : de l’eau, de l’air, de la nourriture, du sommeil, de l’exercice, des soins lorsque vous êtes malade, etc.

Quelles préoccupations (et actions) associer aux besoins physiologiques?

Il est essentiel de réunir les conditions favorables (variant selon le niveau de difficulté) pour réaliser vos actions, et pour cela, les besoins physiologiques sont à considérer en premier.

Avant de vous attaquer à une tâche, avez-vous l’énergie nécessaire pour le faire? Avez-vous assez bien mangé et dormi? À quel moment de la journée êtes-vous généralement plus productif, selon le type de tâche? Vous êtes-vous assuré d’avoir bien dosé le temps que vous accordez à un travail?

Une bonne connaissance de vos besoins physiologiques vous permettra d’orienter vos actions, notamment lors de la planification de vos activités à inscrire à l’agenda.

Le besoin de sécurité

Quand on pense à sécurité, on pense souvent à une protection physique (par exemple, habiter dans un quartier paisible, dans un logement à l’abri du danger, bien entretenu pour éviter les sinistres, etc.).

Or, on retrouve aussi dans cette catégorie les besoins de sécurité financière et psychologique (par exemple, avoir suffisamment d’argent pour vivre et pouvoir compter sur quelqu’un pour se confier, pour se sentir écouté, etc.).

C’est, somme toute, tout ce qui vous calme, vous rassure; ce qui vous aide à dormir sur vos deux oreilles. C’est le contraire de tout ce qui génère de l’angoisse, du stress, de la peur. En fait, c’est simple, c’est tout ce qui vous fait dire que tout va bien, et que tout ira bien.

Quelles préoccupations (et actions) associer au besoin de sécurité?

Avez-vous une vie équilibrée? Êtes-vous rongé par le stress? Êtes-vous anxieux? Un besoin de sécurité non comblé risque de vous empêcher d’effectuer vos tâches (actions) ou limiter votre capacité d’agir.

Il est d’une importance cruciale de considérer vos besoins besoins de sécurité, parce que si vous les ignorez, vous restreignez aussi vos prédispositions à déterminer ce qui est réellement important.

Vous pourriez, par exemple, délibérément repousser l’action, et même chercher à minimiser l’enjeu d’une préoccupation par crainte de ne pas pouvoir vous en occuper.

Une façon de se sortir de ce piège, c’est peut-être de se demander : quelles sont les actions qui vous permettraient d’abord de vous sentir mieux, pour être en meilleure position pour agir par la suite?

Peu importe ce que vous vous sentez capable de faire, tenez compte de votre besoin de sécurité dans ce que vous choisissez de faire, de sorte que vous puissiez, de manière réaliste (à votre mesure), résoudre effectivement une difficulté (ou une préoccupation) identifiée.

Le besoin d’appartenance

L’humain est un être social. Une fois qu’il a comblé ses besoins physiologiques et de sécurité, c’est tout naturel de vouloir appartenir à un groupe, s’identifier à un ensemble de gens d’une même affinité, région, nationalité, famille, philosophie, école, etc.

On pourrait placer dans cette catégorie tout ce qui a trait à la vie sociale, aux activités communautaires, aux loisirs, aux rencontres entre amis ou en famille, bref, tout ce qui génère le plaisir d’être avec d’autres êtres humains.

Quelles préoccupations (et actions) associer au besoin d’appartenance?

Entretenez-vous de bonnes relations avec vos collègues, vos amis, votre famille, etc.? Il est possible que vos préoccupations soient en lien avec le besoin de préserver les liens que vous avez avec ces personnes.

Par exemple, votre préoccupation de votre logement en désordre pourrait être associé à un besoin de mettre vos proches à l’aise lorsque vous les recevez chez vous.

Peut-être que ces questions font déjà partie de votre liste de préoccupations. Peut-être vous sentez-vous seul, isolé, à part des autres, etc.

Soyez alerte à toutes vos préoccupations, incluant celles qui sont en lien avec ce besoin.

Le besoin d’estime

Dans cette catégorie, il est question de tout ce qui a trait à la valorisation de la personne, et son désir de reconnaissance. C’est tout ce qui fait en sorte qu’un individu se sent apprécié, qu’il compte pour quelqu’un d’autre.

Pour répondre à un besoin d’estime, certains iront offrir de petites attentions à d’autres, en espérant recevoir de l’attention en retour. Dans un milieu de travail, un commentaire sur le bon travail d’un employé vient répondre à ce type de besoin.

Quelles préoccupations (et actions) associer au besoin d’estime?

Sentez-vous que vous êtes suffisamment reconnu pour votre travail — ou tout simplement pour ce que vous êtes? Peut-être avez-vous des préoccupations en ce sens. Tenez-en compte!

Si un besoin d’estime se révèle dans l’une de vos préoccupations, vous pouvez vous questionner sur ce que vous pourriez faire pour résoudre cette difficulté.

Par exemple, devrez-vous considérer un changement d’emploi, enrichir et renforcer les liens avec vos relations, ou encore suivre une formation pour vous sentir plus compétent? Ce sont là peut-être des actions à mettre à votre agenda!

Le besoin d’accomplissement

Enfin, tout en haut de la pyramide se trouve le besoin de se réaliser soi-même. On pourrait voir ce besoin comme celui de donner le meilleur de soi, d’atteindre un niveau élevé de conscience, de devenir une meilleure personne ou, comme on dit, de réussir sa vie.

Pour se rendre à ce niveau, on peut supposer qu’il faudra avoir vécu plusieurs années, et avoir à son actif plusieurs réalisations ou expériences significatives pour soi.

Quelles préoccupations (et actions) associer au besoin d’accomplissement?

Sentez-vous le besoin d’avoir un impact significatif dans la vie des gens, dans votre communauté, ou même dans le monde, mais voyez rapidement les jours passer dans l’indifférence? Rêvez-vous d’écrire un livre, mais craignez manquer de temps pour le faire? Pensez-vous souvent à ce que vous allez léguer à vos enfants… ou à la postérité?

Si vous avez un projet de vie en tête, et que vous souhaitez qu’il se réalise, il est important de prévoir du temps pour faire en sorte qu’il avance comme vous le souhaitez.

Bien sûr, comme on vient de le voir, il y a des besoins qui passent en priorité, mais ne les ignorez pas pour autant : les satisfaire vous permettra de vous sentir bien.

Sachez bien distinguer vos besoins!

Soyez attentifs à vos besoins, et identifiez-les bien. Il arrive que des besoins se complètent entre eux, mais certains peuvent aussi se cacher derrière d’autres.

Par exemple, l’action de jouer au hockey pourrait être reliée à un besoin physiologique, celui de se mettre en forme, mais cette action pourrait sans doute aussi être relié au besoin d’appartenance, puisque le sport d’équipe permet de tisser des liens.

Vos craintes (vos peurs)

La peur est une émotion qui survient lorsque vous faites face à une situation qui semble être une menace pour votre sécurité. Ancré en nous depuis des millénaires, c’est un mécanisme biologique essentiel à la survie.

Comme espèce, nous avons conservé ce mécanisme de défense, et l’utilisons de nos jours même lorsque la menace n’est pas réelle ou imminente; il arrive d’ailleurs fréquemment qu’elle soit purement imaginaire!

En fait, ce que nous faisons, ce n’est qu’anticiper une menace; nous la construisons dans nos pensées à partir de nos expériences ou nos apprentissages du passé.


Truc : Comment identifier vos peurs

Passez en revue vos préoccupations et, pour chacune d’elle, posez-vous cette question :

Qu’est-ce qui (quelle peur) se cache derrière cette préoccupation?


Pourquoi s’intéresser à la peur?

Dans un contexte où votre but est de mieux vous organiser, le mécanisme qui génère de la peur peut vous servir comme vous nuire.

D’un côté, il vous rappelle ce qui risque d’arriver si vous n’agissez pas. Si vous repoussez les actions, certaines conséquences pourraient survenir. Pour réduire votre peur, vous devez agir sur celle-ci.

De l’autre, il peut affecter votre capacité de choisir ce qui est prioritaire, réduire votre niveau de confiance pour remplir toutes vos obligations (en fait, ce qui vous fait dire que vous êtes obligés), ce qui pourrait en bout de ligne biaiser vos décisions, voire jusqu’à freiner toute action.

Qui n’a jamais constamment repoussé une tâche, non par pure procrastination (parce qu’elle est trop difficile ou ennuyante), mais par peur des conséquences liées à la confrontation à cette tâche? (Devoir rencontrer quelqu’un pour lui dire quelque chose de délicat, par exemple.)

Or, si votre peur vous empêche d’agir (ou biaise vos décisions), vous risquez de vous sentir mal de ne pas agir (ou de vous être trompé de priorité), ce qui risque d’entrainer d’autres craintes face aux conséquences de repousser l’action au lendemain!

Si vous avez trop peur des conséquences de certaines actions liées à des préoccupations importantes, mais que vous choisissez d’ignorer ces dernières, et que vous accordez trop de place à des préoccupations qui ne valent pas la peine, mais qui vous semblent alors prioritaires (parce que vous ne souhaitez pas voir en face celles qui le sont vraiment), vous pourriez en venir à croire que vous avez réglé le sort de toutes vos préoccupations, alors que celles qui étaient plus importantes resteront non réglées, en suspend, et votre cerveau ne vous aimera pas de le laisser s’exciter à vous le rappeler. Autrement dit, tant qu’elles ne seront pas réglées, vous n’aurez pas la conscience tranquille!

Vos craintes doivent donc être considérées sérieusement dans l’établissement de vos priorités.

De quelles peurs parle t-on?

Les peurs sont multiples, qu’on pense à celle de la mort, de l’eau, des hauteurs, des foules, etc. Vous seul savez ce qui fait partie des vôtres.

Il vaut la peine de faire la liste de vos peurs (ou de vos craintes), notamment celles qui sont en lien avec vos préoccupations.

Le contrôle de vos priorités

Comme je l’avais suggéré au début de ce texte, vous seul pouvez déterminer ce qui est important pour vous.

Lorsque vous vous dites : je n’ai pas le choix, c’est souvent en lien avec une valeur, un besoin ou une peur.

Par exemple, le fait pour vous de devoir respecter la loi peut être associé à une valeur d’honnêteté (conformité, bienveillance, etc.), mais aussi lié à la peur de vous retrouver en prison (besoin de sécurité), de vous sentir jugé, voire rejeté par vos pairs (besoin d’appartenance), ou de perdre de l’argent (besoin physiologique).

Comprenez bien que, quand je présente les choses ainsi, je le fais sans prétendre être un spécialiste en psychologie. (Qu’on me corrige si je suis dans l’erreur!) Mon objectif est avant tout de vous illustrer le rôle de ces éléments (valeurs, besoins, peurs) dans vos décisions et vos comportements.

Comment établir vos priorités

Que ce soit au travail ou dans votre vie personnelle, établir vos priorités signifie accorder une plus grande importance à certaines choses, notamment en fonction de vos valeurs, vos besoins et vos craintes.

Comment le mettre en pratique, maintenant? Dans un prochain article, je vous proposerai un exercice qui vous permettra de mettre en évidence vos priorités de manière systématique et rigoureuse.

Ceci dit, je dois être cohérent avec mes propos (en lien avec cet article).

Mes priorités

Peut-être avez-vous remarqué que mon activité sur ce blogue est à la baisse depuis un certain temps (mon dernier article remonte au 29 mai dernier, et c’était le deuxième cette année!).

J’aimerais beaucoup écrire ici plus souvent, et répondre à vos commentaires, mais des besoins plus importants me retiennent à publier ici, et même à répondre à certaines demandes.

Je dois écouter ces besoins et y accorder ma priorité. Je vous souhaite d’avoir la sagesse et le courage de faire de même pour les vôtres.

Merci de votre compréhension, et bon succès dans vos démarches vers une meilleure organisation!

Félix Arseneau

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Auteur :

Expert en organisation et en gestion de l'information.

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