Publié dans archivistique, confidentialité et vie privée, surabondance d'information (infobésité), trucs, conseils et astuces

Comment « faire le ménage » dans vos documents papier

cluttered-1295494_1280C’est le temps de mettre de l’ordre dans vos affaires, et vous aimeriez en profiter – si le courage est au rendez-vous – pour faire disparaître ne serait-ce qu’une partie de la montagne de documents de toutes sortes que vous avez laissés s’entasser depuis bien trop longtemps? Bravo, bonne idée!

Maintenant, êtes-vous de ceux qui savent exactement par où commencer et comment procéder… ou êtes-vous plutôt du genre à chercher un abri (ou une excuse) pour éviter de votre champ de vision le plus longtemps possible le terrible monstre en fibres cellulosiques qui s’agglutine de tous bords, tous côtés?

Et surtout, savez-vous sur quels critères vous aller vous baser pour déterminer le sort de chaque morceau de votre casse-tête, c’est-à-dire : le conserver ou vous en débarrasser?

Vous trouverez dans ce texte des indices qui vous aideront à prendre des décisions éclairées. Lire la suite de « Comment « faire le ménage » dans vos documents papier »

Publié dans gestion de l'information, Influide (entreprise)

Comment j’arrive à mettre en pratique ce que je prêche

Le paradoxe du cordonnier mal chaussé

Depuis bientôt cinq ans à titre de consultant indépendant, j’ai abondamment parlé – notamment sur ce blogue – des vertus d’une bonne organisation et une bonne gestion de l’information.

Or, je dois l’avouer, il m’est très souvent arrivé d’être moi-même désorganisé dans mes affaires, et d’oublier où se trouve l’information utile à mon travail. Terriblement même. C’est honteux. De quoi miner ma crédibilité, carrément… ou presque!

Cordonnier mal chaussé, dit-on. Eh bien, dans une certaine mesure, l’avoir été pendant si longtemps, c’est une très bonne chose. Une très bonne chose, je vous le dis!

Voici pourquoi. Lire la suite de « Comment j’arrive à mettre en pratique ce que je prêche »

Publié dans critique, enjeux sociaux, gestion de l'information, livre, science, surabondance d'information (infobésité)

Critique du livre « The Organized Mind » / Daniel J. Levitin

Sérendipité organisée

J’aime bien Google.  Pas toujours pour les raisons que j’espérerais, c’est-à-dire trouver exactement la bonne information que je lui demande, mais parfois parce qu’il me trouve des perles dans sa grande « sérendipité organisée », disons. Lire la suite de « Critique du livre « The Organized Mind » / Daniel J. Levitin »

Publié dans archivistique, gestion de l'information, organisation de l'information, trucs, conseils et astuces

Comment classer vos documents et vos dossiers

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Vous arrive-t-il de perdre la trace de vos documents dans votre ordinateur? Avez-vous l’impression de passer un temps fou à chercher, et souvent sans les retrouver? Un bon système de classement (aussi appelé plan de classification) pourrait vous aider à cette tâche. Lire la suite de « Comment classer vos documents et vos dossiers »

Publié dans communication, design d'information, gestion de l'information, langage

Comment peut-on bien gérer l’information si elle est mal formulée?

ÉcrireL’information, encore l’information…

Si vous suivez mon blogue depuis un bon bout de temps, vous aurez remarqué que la façon dont je décris le concept d’information dans l’expression « gestion de l’information » est plus large que celui du « document », plus large même que l’information qui est enregistrée sur un support quelconque.

En effet, l’information — du moins celle que les humains peuvent interpréter grâce à leurs facultés mentales — se formule dès qu’elle est extériorisée de cerveaux humains (plus précisément de leur mémoire ou de leur savoir), ou encore dès qu’elle est générée des machines, à partir de données binaires (une suite de 0 et des 1) de toutes sortes.

L’information qui sort du cerveau humain peut être « vivante », sans avoir le temps d’être « capturée » sur un support. Lorsque l’on parle, par exemple, nous générons de l’information qui, on l’espère, aura le temps d’être capturée par un ou plusieurs cerveaux, d’une manière qu’on espère la plus efficace que possible, règle générale.

Or, même lorsque l’information est enregistrée sur un support (on parle bien d’un autre « support » que le cerveau humain, s’il en est un!), cette extériorisation ou cette génération d’information à partir de connaissances ou de données a aussi ces failles! Lire la suite de « Comment peut-on bien gérer l’information si elle est mal formulée? »

Publié dans courriel, critique, gestion de l'information, idées et points de vue

Les méthodes de gestion des courriels offertes sont-elles pour vous?

Depuis que je blogue sur la gestion des courriels, j’ai eu l’occasion non seulement d’observer comment les gens fonctionnent avec l’outil, mais aussi quelques méthodes qui sont proposées pour gérer les courriels. Lire la suite de « Les méthodes de gestion des courriels offertes sont-elles pour vous? »

Publié dans courriel, gestion de l'information, trucs, conseils et astuces

5 trucs pour mieux gérer vos courriels

J’ai publié plusieurs articles dans ce blogue par rapport à la gestion des courriels. Ceux-ci ont attiré l’attention de clients et de médias tels que La Presse et Radio Canada International. J’ai aussi offert mes conseils à des entrepreneurs, dont certains ont été publiés ailleurs sur le web, par exemple dans le blogue de Caroline Cormier (Ici PME web).

Voici un résumé des mes meilleurs trucs — publiés ici et ailleurs –pour éviter que la gestion de vos courriels devienne un cauchemar. Peut-être les utilisez-vous déjà? Lire la suite de « 5 trucs pour mieux gérer vos courriels »

Publié dans courriel, gestion de l'information, trucs, conseils et astuces

Ménage dans les courriels : comment faire le tri?

garbage-can-668084_1280_mEnfin! C’est le temps!

Le temps des fêtes approche, et vous avez peut-être envie, comme moi, de profiter des quelques jours avant les vacances — et ses temps morts, si c’est votre cas — pour faire le ménage dans votre boîte de réception, voire tous les messages de votre compte de messagerie électronique.

Cependant, savez-vous sur quels critères vous baser pour savoir si un e-mail mérite d’être conservé ou détruit? Lesquels peut-on supprimer sans le regretter par la suite?

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Publié dans LinkedIn, moteur de recherche, recherche et repérage d'information, test (mise à l'essai)

Propriétaires de groupes LinkedIn : votre groupe est-il visible?

[Note: Plusieurs choses ont changé dans le fonctionnement des groupes de LinkedIn. Plusieurs des informations qui figurent dans cet articles risquent d’être désuètes. – FA]


Si quelqu’un fait une recherche à partir de mots-clés dans LinkedIn, trouvera t-il votre groupe? Si ce n’est pas le cas, c’est comme si votre groupe n’existait pas!

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Publié dans analyse, enjeux sociaux, enquêtes et études, gestion de l'information, maîtrise de l'information, travail

Mesurer les coûts d’une mauvaise gestion de l’information : est-ce possible?

Est-il possible de mesurer ce qu’il en coûte à une entreprise, une institution ou un organisme lorsque l’information qu’elle acquiert de l’externe ou créé à interne est mal gérée? Certains se sont déjà avancés sur la question. Lire la suite de « Mesurer les coûts d’une mauvaise gestion de l’information : est-ce possible? »