Publié dans cas vécus, communication écrite, trucs, conseils et astuces, utilisation du courriel

Soyez clair quand vous envoyez un courriel : un sujet par message!

Lorsque vous envoyez un courriel pour attirer l’attention de vos destinataires, et surtout pour leur demander une action, évitez d’inclure ce que vous demandez dans un message dont le sujet principal est tout autre.

En d’autres mots, suivez la règle un sujet par message. C’est d’autant plus important dans un cas de sollicitation ou d’appel à l’action.

Je viens de constater, encore une fois ce matin, à quel point cette règle est vraiment très importante. Lire la suite de « Soyez clair quand vous envoyez un courriel : un sujet par message! »

Publié dans archivistique, confidentialité et vie privée, surabondance d'information (infobésité), trucs, conseils et astuces

Comment « faire le ménage » dans vos documents papier

C’est le temps de mettre de l’ordre dans vos affaires, et vous aimeriez en profiter – si le courage est au rendez-vous – pour faire disparaître ne serait-ce qu’une partie de la montagne de documents de toutes sortes que vous avez laissés s’entasser depuis bien trop longtemps? Bravo, bonne idée!

Maintenant, êtes-vous de ceux qui savent exactement par où commencer et comment procéder… ou êtes-vous plutôt du genre à chercher un abri (ou une excuse) pour éviter de votre champ de vision le plus longtemps possible le terrible monstre en fibres cellulosiques qui s’agglutine de tous bords, tous côtés?

Et surtout, savez-vous sur quels critères vous aller vous baser pour déterminer le sort de chaque morceau de votre casse-tête, c’est-à-dire : le conserver ou vous en débarrasser?

Vous trouverez dans ce texte des indices qui vous aideront à prendre des décisions éclairées. Lire la suite de « Comment « faire le ménage » dans vos documents papier »

Publié dans courriel, formations et conférences, trucs, conseils et astuces

Peut-on gérer ses courriels comme on s’occupe de sa maison?

family-home-475879_1280Le 4 juin dernier, je suis allé faire une présentation auprès d’une association d’entreprises manufacturières, au sujet de la gestion des courriels. J’ai présenté une approche pour développer sa propre méthode, qui s’inspire de la façon dont on vit à sa maison.

Une maison en désordre

En guise d’introduction, j’ai montré aux participants la photo d’une maison dans laquelle une montagne d’objets sont empilés les uns sur les autres. Je leur ai ensuite demandé de trouver un chat dans l’image. Il était bien camouflé, mais à un endroit où l’on s’y attend : par terre. Lire la suite de « Peut-on gérer ses courriels comme on s’occupe de sa maison? »

Publié dans archivistique, gestion de l'information, organisation de l'information, trucs, conseils et astuces

Comment classer vos documents et vos dossiers

folder-148581_1280

Vous arrive-t-il de perdre la trace de vos documents dans votre ordinateur? Avez-vous l’impression de passer un temps fou à chercher, et souvent sans les retrouver? Un bon système de classement (aussi appelé plan de classification) pourrait vous aider à cette tâche. Lire la suite de « Comment classer vos documents et vos dossiers »

Publié dans courriel, gestion de l'information, trucs, conseils et astuces

5 trucs pour mieux gérer vos courriels

J’ai publié plusieurs articles dans ce blogue par rapport à la gestion des courriels. Ceux-ci ont attiré l’attention de clients et de médias tels que La Presse et Radio Canada International. J’ai aussi offert mes conseils à des entrepreneurs, dont certains ont été publiés ailleurs sur le web, par exemple dans le blogue de Caroline Cormier (Ici PME web).

Voici un résumé des mes meilleurs trucs — publiés ici et ailleurs –pour éviter que la gestion de vos courriels devienne un cauchemar. Peut-être les utilisez-vous déjà? Lire la suite de « 5 trucs pour mieux gérer vos courriels »

Publié dans communication, langage, société, trucs, conseils et astuces

Changer de vocabulaire pour mieux prendre sa place

Je présente aujourd’hui un sujet différent qu’à l’habitude. Je veux aborder la question du langage employé dans la vie courante, et son impact sur l’image que nous avons de nous-mêmes, à la fois comme individu que comme collectivité. Lire la suite de « Changer de vocabulaire pour mieux prendre sa place »

Publié dans communication, communication écrite, courriel, idées et points de vue, maîtrise de l'information, site web, travail, trucs, conseils et astuces, utilisation du courriel, vie en société (relation avec les autres)

Une charte pour un meilleur usage du courriel ?

Sur les médias sociaux, vous avez peut-être entendu parler d’un site Web qui propose une sorte de « code de conduite » pour faire un usage plus rationnel du courriel.  Son but est simple : réduire le temps qu’on y passe.

Puisqu’il y a 10 règles, on pourrait aussi le voir comme « les 10 commandements » de l’utilisateur du courrier électronique.

Je vous présente ici une adaptation (plutôt qu’une traduction fidèle) du texte original. J’ai aussi ajouté mon grain de sel, pour chacune des règles proposées.

Lire la suite de « Une charte pour un meilleur usage du courriel ? »

Publié dans courriel, gestion de l'information, trucs, conseils et astuces

Ménage dans les courriels : comment faire le tri?

Enfin! C’est le temps!

Le temps des fêtes approche, et vous avez peut-être envie, comme moi, de profiter des quelques jours avant les vacances — et ses temps morts, si c’est votre cas — pour faire le ménage dans votre boîte de réception, voire tous les messages de votre compte de messagerie électronique.

Cependant, savez-vous sur quels critères vous baser pour savoir si un e-mail mérite d’être conservé ou détruit? Lesquels peut-on supprimer sans le regretter par la suite?

Lire la suite de « Ménage dans les courriels : comment faire le tri? »

Publié dans GMail, LinkedIn, trucs, conseils et astuces

Truc : Comment exporter vos relations LinkedIn vers vos contacts Gmail

Pas assez de temps pour entrer tous vos contacts dans votre carnet d’adresse Google?

Voici un truc pour sauver du temps! Saviez-vous que vous pouviez importer toutes vos relations LinkedIn dans votre liste de contacts Gmail? Lire la suite de « Truc : Comment exporter vos relations LinkedIn vers vos contacts Gmail »

Publié dans trucs, conseils et astuces, Twitter

L’utilité des mots-clics (ou #hashtags) sur Twitter

Connaissez-vous les mots-clics? Aussi appelés hashtags dans leur appellation d’origine, il s’agit de mots-clés, précédés d’un dièse (#) que l’on utilise dans les fils de discussion de Twitter. Comme leur nom l’indique, il s’agit de mots sur lesquels on peut cliquer. À quoi servent-ils? Comment en tirer partie?

Je vous propose de démystifier ces drôles de petites bêtes, et surtout d’examiner en quoi ils peuvent vous être utiles, même si vous êtes un néophyte dans la Twittosphère.

Qu’est-ce qu’un hashtag?

Sur son site, Twitter définit le mot-clic de la manière suivante (avec mon emphase) :

Le symbole #, appelé hashtag, est utilisé pour signaler des mots-clés ou des sujets dans un Tweet. Il a été créé par les utilisateurs de Twitter comme moyen permettant de catégoriser les messages.

Catégoriser, oui, c’est utile lorsqu’on sait que 140 millons de messages sont envoyés chaque jour sur Twitter.

Un peu d’histoire

C’est en août 2007 que Chris Messina propose d’utiliser le symbole # pour organiser (regrouper) les messages dans des groupes ayant un sujet similaire.

(C’est à peu près ça pour l’histoire. Non, je blague. Vous pouvez en savoir plus ici.)

Différents types de mots-clics : les vrais et les faux

Il faut distinguer les mots « concepts » et des mots « meubles ». Les mots concepts sont ceux qui permettent de lier des messages de partout sur Twitter autour d’un même thème. Il peut s’agir d’un sujet (la #communication, le #ski, #iphone, etc.) ou d’un nom d’une entité propre (#Obama, #Apple, #Montréal) ou événementielle (#congresRH, #webcom2012).

Les « meubles » sont ceux qui accompagnent le message, mais qui n’ont aucune portée sémantique particulière. En d’autres termes, ils sont là pour « accompagner » le message lui-même, mais de manière accessoire. Ce sont, en fait, de faux mots-clics, car il n’est d’aucun intérêt de cliquer dessus, les chances de retrouver un même concept ailleurs quasi nulles, ou simplement sans intérêt.

Exemple de mot qui sert de meuble :

Vient de réaliser que j’ai oublié mon porte-monnaie dans les toilettes. #besoinduncafecapresse

Pourquoi utiliser des mots-clics?

Voici quelques exemples d’utilisation que vous pourriez faire des mots-clics.

1. Joindre une communauté

L’intérêt des hashtags, c’est qu’ils permettent de regrouper des gens autour d’un même thème, sans que ces personnes ne se connaissent ou se suivent officiellement. Lorsqu’un mot-clic est fortement utilisé durant une même période, le thème devient tendance, ce qui permet à la communauté d’être visible et de grossir.

Les mots-clics qui sont tendance sont affichés sur le site de Twitter (lorsque vous êtes connectés), ainsi que d’autres sites dont vous retrouverez l’adresse plus bas.

2. Faire une veille sur un sujet donné

Les messages qui comportent un même mot-clic peuvent aisément vous servir de fil de discussion permanent sur un sujet donné… à condition que celui-ci soit sans ambiguité et que les gens l’utilisent correctement, bien sûr!

3. Étendre la portée de ses tweets et votre visibilité

Si vous avez un bon mot-clic, votre message (ou votre tweet) serez repéré plus facilement. D’où l’importance de bien les choisir, en particulier du point de vue de la pertinence. De plus, si vous créez un mot-clic avec un message fort, vous pourriez propulser votre visibilité, en particulier si plusieurs internautes commencent à l’utiliser massivement en re-tweetant votre messsage.

(Wow. Le verbe re-tweeter est accepté par le dictionnaire de WordPress.)

Utiliser les hashtags

Comment faire un mot-clic?

Commencez par choisir un mot qui représente bien le message que vous souhaitez envoyer. Bien que vous ayez la liberté de choisir le mot qui vous convient, selon le site hashtag.org, il est préférable que ce mot soit :

  • accrocheur;
  • concis;
  • clair;
  • pertinent.

Pour créer votre mot-clic, il suffit de précéder (sans espace) un mot par le caractère du dièse (aussi appelé le carré, #). Le lien se créé automatiquement lors de la publication du message sur Twitter.

Attention! Ceci ne fonctionne pas avec les mots reliés par un trait d’union. Par exemple, si l’on écrit #Terre-Neuve, le lien ne se fera que sur le mot « terre ». Il est donc nécessaire de coller les mots : #TerreNeuve. Les accents peuvent être utilisés, mais il ne seront pas distingués des mots non-accentués. Ainsi #salé sera confondu avec #sale.

Les caractères spéciaux, tels que “!, $, %, ^, &, *, +, .” ne seront pas acceptés non plus.

Les règles à respecter

Comme dans toute communication sur Internet, il y a une étiquette à respecter lorsqu’on utilise les mots-clics.

Parmi les règles, on interdit :

  • l’utilisation d’un mot-clic populaire (particulièrement s’il est en vogue) avec un message qui n’y est pas relié, par exemple utiliser le mot-clic d’une émission de télévision qui est en direct pour faire la promotion de ses services;
  • la répétition inutile de leur utilisation, dans le seul but de rendre le mot-clic populaire (ou tendance);
  • l’utilisation de termes haineux, les propos diffamatoires, etc.

Ceux qui ne suivent pas ces règles s’exposent à être bannis de Twitter, puisque vos messages seront identifiés comme étant indésirables (autrement dit, du SPAM).

Parmi les bonnes pratiques, on suggère fortement de :

  • limiter le nombre de hashtags à un ou deux (en principe, un hashtag par message devrait suffire);
  • utiliser des mots spécifiques plutôt que trop généraux (les mots-clics #monde ou #amour sont trop ambigus pour être pratique).

Autrement dit, #si #vous #abusez #des mots-clics ou #si #vous n’êtes #pas #pertinents, vous risquez de faire fuir vos suiveurs!

Des sites pour trouver les hashtags populaires

Voici deux sites que vous pouvez consulter si vous êtes curieux de savoir quels sont les mots-clics les plus populaires du moment et les suivre.

Qu’est-ce qui est tendance en ce moment :
http://wthashtag.com/

Rechercher et suivre un hashtag :
http://twubs.com/

Quelque chose m’a échappé?

Peut-être êtes-vous vous-même un utilisateur expérimenté de ce média social et considérez ce billet comme étant incomplet. Alors, manifestez-vous! Dites-moi ce que j’ai oublié de dire, ou si vous jugez que ce que j’ai écrit est plus ou moins exact. Pour ma part, je tire ces informations de ma propre expérience, ainsi que des sites suivants :

Comme d’habitude, merci de commenter avec vos propres trouvailles, et merci de partager si vous aimez ce que vous avez lu ici.